6 Gründe, warum Sie jetzt an die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung denken sollten
Viele Unternehmen verwalten die Kreditorenbuchhaltung noch immer manuell. Da manuelle Prozesse viel Zeit in Anspruch nehmen, zu Ineffizienz führen und die Fehlerhäufigkeit erhöhen, ist es an der Zeit zu überlegen, wie die Automatisierung Ihre Kreditorenbuchhaltung verändern kann.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen sechs wichtige Gründe, warum die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung für Ihr Unternehmen eine Priorität sein sollte.
Was ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bezieht sich auf den Einsatz von Technologie zur Optimierung und Digitalisierung des gesamten Prozesses der Verwaltung und Bezahlung von Lieferantenrechnungen. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Dateneingabe, Rechnungsabgleich und Zahlungsfreigabe können Unternehmen den manuellen Aufwand reduzieren, die Genauigkeit erhöhen und sicherstellen, dass Zahlungen rechtzeitig bearbeitet werden. Automatisierungslösungen für die Rechnungsstellung können auch in bestehende Finanzsysteme integriert werden, sodass sie in Echtzeit Einblicke in den Cashflow bieten und Unternehmen helfen, ihre Finanzen effizienter zu verwalten.
Laut der Studie von Ricoh im Jahr 2024 geben 27 % der Finanzdirektoren an, dass unzureichende Investitionen in die Automatisierung – die dazu führen, dass sich die Teams mit manuellen Prozessen und Verwaltungsaufgaben aufhalten – der Faktor sind, der die Produktivität der Mitarbeitenden am meisten beeinträchtigt.
Was sind die wichtigsten Vorteile der Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung?
Unternehmen erzielen durch die Automatisierung ihrer Kreditorenbuchhaltung nachweislich zahlreiche Vorteile, wie z. B.:
1. Geringere Bearbeitungszeit
70 % der Zeit wird in der Regel für den Abgleich von Rechnungen aufgewendet, und bei 62 % der Unternehmen treten Ungenauigkeiten auf. Weniger manuelle Eingriffe bedeuten somit weniger Fehler, E-Mails und Anrufe. Das Ergebnis ist eine Zeitersparnis von bis zu 95 %.
2. Erhebliche Kostensenkung
Bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung geht es nicht nur darum, Zeit zu sparen. Es geht darum, erhebliche Kostensenkungen und betriebliche Effizienz zu erzielen, die sich innerhalb weniger Monate amortisieren können. Die Kosteneinsparungen, die durch die Umstellung auf einen automatisierten Prozess erzielt werden, können bis zu 80 % betragen. Dadurch können Unternehmen diese Ausgaben in anderen Bereichen einsetzen.
3. Begrenzung von Betrug und Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Das Ersetzen manueller Eingriffe durch Automatisierung verringert die Wahrscheinlichkeit von Betrug erheblich und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und Finanzvorschriften. Automatisierte Systeme bieten sichere, nachvollziehbare Überprüfungsstrukturen und minimieren menschliche Fehler und das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften.
4. Raum für Skalierbarkeit
Die Möglichkeiten zur Erweiterung oder möglicherweise Reduzierung sind unbegrenzt und haben nur minimale Kosten zur Folge; außerdem werden die finanziellen Auswirkungen von Einstellungen, Schulungen oder Entlassungen vermieden.
5. Verbesserung von Datentransparenz und Cash-Management in Echtzeit
Automatisierung liefert genaue und zeitnahe Daten durch die Digitalisierung von Rechnungen und die gleichzeitige Aktualisierung von Aufzeichnungen, Budgets und Prognosen. Dies führt zu einem präziseren Cash-Management, das es Unternehmen ermöglicht, ihren genauen Kassenbestand und ausstehende Verpflichtungen zu kennen und neue finanzielle Möglichkeiten zu erschließen.
6. Stärkung der Beziehungen zu den Lieferanten
Automatisierung verbessert die Zufriedenheit der Lieferanten, indem sie pünktliche und genaue Zahlungen sicherstellt, Verzögerungen und Streitigkeiten reduziert und langfristiges Vertrauen und Zusammenarbeit fördert.
All dies sind große Vorteile gegenüber den zeitaufwändigen und schwerfälligen manuellen Systemen, die viele Unternehmen bisher eingesetzt haben.
Die Vorteile der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung liegen auf der Hand, doch die Wahl des richtigen Partners ist entscheidend dafür, dass diese Vorteile voll zum Tragen kommen.
Wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie Anbieter von Prozessautomatisierungslösungen für Ihre Kreditorenbuchhaltung in Betracht ziehen
Es gibt viele Softwarelösungen, die die Effizienz eines digitalen Kreditorenbuchhaltungssystems versprechen. Doch wer sind die Unternehmen, die hinter diesen Lösungen stehen? Es lohnt sich immer, ein wenig genauer hinzuschauen, um die Antworten auf eine Reihe wichtiger Fragen zu finden. Fragen wie:
- Entspricht die vom Anbieter angebotene Lösung Ihren Anforderungen? Es ist wichtig zu beurteilen, ob die Lösung tatsächlich die Bearbeitungszeit verkürzt und Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. Überlegen Sie, wie die Lösung funktioniert, wie einfach sie zu bedienen ist und ob sie sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt. Prüfen Sie Leistungskennzahlen und Referenzprojekten, um sicherzustellen, dass die Lösung hält, was sie verspricht. Auch der während der Implementierung angebotene Support wird Ihnen dabei helfen festzustellen, ob der Anbieter Ihre individuellen Geschäftsanforderungen langfristig erfüllen kann.
- Was ist die Geschichte und der Hintergrund des Unternehmens? Die Partnerschaft mit einem erfahrenen und größeren Partner für die Kreditorenbuchhaltung bietet viele Vorteile. Er verfügt nicht nur über die erforderliche Größe und die notwendigen Ressourcen, sondern auch über branchenübergreifendes Wissen und umfassende Erfahrung.
- Welche Erfahrung hat das Unternehmen in diesem Bereich? Sie wollen einen Anbieter, der nicht nur sagt, dass er Ihre geschäftlichen Anforderungen versteht, sondern der über viele Jahre und für viele Kunden bewiesen hat, dass er diese Anforderungen verstehen und erfüllen kann. Eine nachweisliche Erfolgsbilanz im Bereich der Finanz-IT sollte eine wichtige Voraussetzung sein.
- Welche Möglichkeiten bietet der Anbieter in Bezug auf Support und Schulung? Dies ist sowohl in der anfänglichen Planungs- und Implementierungsphase als auch während der laufenden Nutzung des Kreditorenbuchhaltungssystems wichtig. Ein erfahrener, großer Partner sollte über bestehende Lösungen für Support und Schulung verfügen. Viele haben sogar spezielle Lösungen für das Änderungsmanagement als Teil ihres Serviceangebots.
Sind Sie bereit, Ihre Kreditorenbuchhaltung zu optimieren?
Erfahren Sie mehr darüber, wie die Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung von Ricoh die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen erleichtern können. Steigern Sie die Kontrolle über Ihren Cashflow und gewinnen Sie mehr Zeit für Ihr Team.
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Jason Spry
Process Automation Portfolio Lead
