Aus Sicht eines CFOs: Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sollte Ihr nächstes strategisches Ziel sein
Der Finanzbereich, als daten- und wissensgetriebene Abteilung, ist prädestiniert für den modernen Arbeitsplatz. In meiner Rolle als CFO bei Ricoh habe ich die digitale Transformation aus erster Hand erfahren. Da sie weiterhin erhebliche Veränderungen für das Unternehmen mit sich bringt, steht die Bedeutung der grundlegenden Prozesse umso mehr im Mittelpunkt.
Wird Ihre Kreditorenbuchhaltung zur zeitfressenden Herausforderung? Auch wenn sie oft weniger strategische Beachtung findet, kann ein ineffizienter Prozess das Unternehmenswachstum behindern.
Für entscheidungsorientierte Führungskräfte sind Echtzeit-Finanzdaten unerlässlich, um Investitionen und Liquiditätsplanung fundiert zu steuern. Manuelle Prozesse können jedoch nicht die benötigte Geschwindigkeit und Transparenz bieten.
Laut unserer aktuellen Studie „Fulfilment through Work" geben 20 % der Entscheidungsträger im Finanzbereich an, dass ein hoher Verwaltungsaufwand einer der Hauptgründe dafür ist, dass ihre Mitarbeitenden bei der Arbeit unzufrieden sind.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bietet nicht nur sofortigen Zugang zu Liquiditätsübersicht, Prognosen und Berichten. Sie wird auch einen bisher stark manuellen, zeitaufwändigen Geschäftsprozesse umgestalten, von dem wir wissen, dass er sich auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt.
Dieser Wandel ist somit auch für die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung von entscheidender Bedeutung, was angesichts des heutigen Talentmangels zu einer der wichtigsten Prioritäten geworden ist. Um in diesem neuen wirtschaftlichen Umfeld wettbewerbsfähig zu bleiben, bedarf es intelligenter Vorgehensweisen in allen Bereichen, auch in den weniger offensichtlichen.
Wo liegt der wirkliche Wert in der Kreditorenbuchhaltung?
Vielleicht haben Sie eine eigene Kreditorenbuchhaltung oder Teams, die sich um diesen Prozess kümmern. Ihre Aufgabe ist es, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen entgegenzunehmen, Zahlungen zu bearbeiten und Überweisungen zu tätigen. In einigen Unternehmen werden diese Dokumente immer noch in Papierform in Eingangsfächern und überfüllten Aktenschränken aufbewahrt.
Dieser papiergestützte Ansatz bietet Ihnen keinen Echtzeit-Überblick darüber, was in Ihrem Unternehmen wirklich vor sich geht, einschließlich des tatsächlichen Kassenbestands, wann immer Sie ihn benötigen. Dieser Überblick ist für Ihr Unternehmen unerlässlich, um qualitativ bessere Investitionen zu tätigen, die Kapitalrendite dieser Investitionen zu analysieren und deutliche Einsparungen zu erzielen.
Die Investition in ein innovatives und stabiles System für die Kreditorenbuchhaltung wird einen erheblichen Mehrwert für Ihr Unternehmen bringen. Es hilft Ihnen, Ihre internen Abläufe für eine stabile Zukunft zu optimieren. Was die letzten Jahre gezeigt haben ist, dass die Digitalisierung nicht so lange dauert, wie Sie vielleicht denken.
Bei jedem Schritt in Richtung Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung gibt es auch Möglichkeiten, Geld, Zeit und Ressourcen zu sparen. Kostspielige Fehler und Fehlkalkulationen sind das Letzte, was ein wachsendes Unternehmen braucht. Vor allem, wenn ein Ausrutscher zu einem leicht vermeidbaren Risiko oder finanziellen Verlust führt.
Vorteile einer automatisierten Kreditorenbuchhaltung:
1. Vollständige Transparenz für Ihre Führungskräfte
Die automatisierte Kreditorenbuchhaltung revolutioniert die Liquiditätsübersicht, Prognosen und Berichte, da sie einen Echtzeitüberblick über Ihre Liquiditätslage bietet und es Führungskräften ermöglicht, Entscheidungen zu treffen, da sie jederzeit über das nötige Wissen verfügen.
Ein System, das sich nahtlos und schnell in den laufenden Betrieb integrieren lässt, ist auch ein wichtiges Verkaufsargument für die Führungsetage. Ein Anbieter, der sicherstellt, dass die Finanzteams geschult werden, bevor das System in Betrieb geht, ist dabei ein Muss.
2. Allseitige Kosteneinsparung
Die Investition in ein automatisiertes System bedeutet geringere Kosten über die gesamte Lebensdauer Ihrer Organisation. Es kann sein, dass Sie eine Vorabinvestition tätigen müssen, aber in Zukunft wird es die Verarbeitungszeit und den Ressourcenbedarf reduzieren. Bei Ricoh haben wir festgestellt, dass unser System den Prozess um bis zu 80 % beschleunigt, was einen spürbaren Kostenunterschied bedeutet.
Mit einem solchen System können sich die Mitarbeitenden der Buchhaltung auf strategische Ziele konzentrieren und Kosteneinsparungen unterstützen. Dies wird das Wachstum fördern und den Mitarbeitern das Gefühl geben, dass sie einen echten Beitrag zu Ihrem Unternehmen leisten.
3. Rationalisiertes hybrides Arbeiten
Nehmen wir an, Ihr Buchhaltungsteam kämpft einen eigentlich schon verlorenen Kampf mit papierbasierter Hybridarbeit. In diesem Fall kann Ihnen die sichere, cloud-basierte Lösung von Ricoh Flexibilität und Kontinuität bieten, unabhängig davon, wo sich Ihre Teammitglieder befinden.
Wenn das System KI-Technologie für maschinelles Lernen einsetzt, kann es auch die Datenvalidierung und Batch-Genehmigungen automatisieren und so die Arbeitsbelastung Ihres Teams verringern. Durch Aufgabenlisten, Benachrichtigungen und aufgezeichnete Versionskontrollen ist der Prozess außerdem schneller und leichter von mehreren Standorten aus zu verwalten. Das gesamte Team bleibt auf dem neuesten Stand und auf Kurs.
Fazit
Bei der Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung geht es nicht nur um die Optimierung von Abläufen – sie ist für Unternehmen heute ein strategisches Muss. Wenn Führungskräfte im Finanzwesen nach Möglichkeiten suchen, den Wert ihrer digitalen Investitionen zu steigern, kann die Konzentration auf einen Kernprozess wie die Kreditorenbuchhaltung erhebliche Vorteile bringen. Abgesehen von der Zeitersparnis und der Reduzierung von Fehlern bietet die Automatisierung Liquiditätsübersicht in Echtzeit, verbessert die Entscheidungsfindung und ermöglicht es Ihrem Team, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren.
In einer Zeit, in der Flexibilität und Genauigkeit von größter Bedeutung sind, wird die Einführung dieser Technologie Ihre Mitarbeitenden unterstützen und Ihrem Unternehmen helfen, auch in Zukunft wettbewerbsfähig, skalierbar und belastbar zu bleiben.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Ricoh Ihrem Unternehmen helfen kann, die Kreditorenbuchhaltung zu optimieren?
Tim Stuart
CFO, Ricoh Europe
