Wie automatisiertes Dokumentenmanagement effizienteres Recruiting und Onboarding ermöglicht
Laut einer Umfrage des CIPD unter 1.000 HR-Führungskräften im Jahr 2024 gaben, 69 % an, dass der Wettbewerb um Talente im letzten Jahr zugenommen hat. Zudem berichten 64 % der Unternehmen von Schwierigkeiten bei der Gewinnung neuer Mitarbeitenden. In einem so stark umkämpften Arbeitsmarkt ist es entscheidend, schnell zu handeln, um die besten Bewerber für sich zu gewinnen.
Doch genau hier geraten viele Personalverantwortliche ins Stocken – oft aufgrund zeitraubender Dokumentenprozesse. Ob Lebensläufe, Anschreiben, Angebotsschreiben oder Arbeitsverträge: Die manuelle Bearbeitung und Verwaltung dieser Unterlagen kostet wertvolle Zeit. Bei einer hohen Anzahl an Bewerbungen wächst der administrative Aufwand zusätzlich.
Automatisierte Dokumentenmanagementsysteme schaffen hier Abhilfe: Sie entlasten HR-Teams, steigern Effizienz und Produktivität und sorgen für reibungslose Abläufe. Ein Beispiel: Der Einzelhändler B&M konnte seine Onboarding-Zeiten stark verkürzen – von zwei Wochen auf nur 48 Stunden. Möglich wurde dies durch die Ablösung komplexer Papierformulare und die Einführung automatisierter Dokumenten-Workflows.
Moderne Dokumentenmanagementlösungen sind der Schlüssel zu effizienteren HR-Prozessen. Die Automatisierung wichtiger Workflows sorgt für eine bessere Bewerbererfahrung, optimiert die Arbeit von Recruitern und verbessert essenzielle Kennzahlen wie die Zeit bis zur Einstellung und die Qualität der Einstellung.
69 % der Personalleiter waren der Ansicht, dass der Wettbewerb um Talente im letzten Jahr zugenommen hat.
Was ist automatisiertes Dokumentenmanagement?
Automatisiertes Dokumentenmanagement ist eine Form der Prozessautomatisierung, bei der manuelle Eingaben durch automatisierte Arbeitsabläufe ersetzt werden. Dabei nutzen Unternehmen eine Reihe an digitalen Tools, die die Verarbeitung und Speicherung von wichtigen Informationen und Dokumenten vereinfachen. Mit automatisierten Lösungen können Dokumente automatisch erstellt, erfasst, klassifiziert, freigegeben, verfolgt, genehmigt und archiviert werden – alles auf einer zentralen Plattform.
Im Recruiting und Onboarding müssen zahlreiche Dokumentenprozesse erledigt werden, von der Erstellung von Stellenanzeigen bis hin zur Ablage unterzeichneter Arbeitsverträge. Informationen von Bewerbern müssen häufig aus verschiedenen Dokumenten zusammengetragen und in HR- sowie Bewerberverfolgungssysteme (ATS) eingegeben werden. Diese Aufgaben sind nicht nur mühsam, sondern auch zeitaufwendig, wenn sie manuell durchgeführt werden.
Automatisiertes Dokumentenmanagement sorgt für konsistentere, strukturierte und flexiblere Prozesse im Recruiting und Onboarding. Besonders wenn Ihr Unternehmen wächst und die Zahl der Bewerbungen steigt, erleichtern automatisierte Workflows die Bearbeitung großer Mengen an Bewerbungen und Einstellungen.
Wie optimiert Automatisierung Recruiting- und Onboarding-Workflows?
Ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur Automatisierung ist die Einbindung des HR-Teams und das Sammeln von Feedback zu den aktuellen Dokumentenprozessen. Indem Sie Schwachstellen identifizieren, können Sie gezielt die Bereiche erkennen, in denen Automatisierung den größten Nutzen bringt. Führende Unternehmen haben durch die Integration von Automatisierung in ihre Recruiting- und Onboarding-Prozesse erhebliche Verbesserungen erzielt, darunter:
1. Effizienteres Recruiting und Onboarding
Die neuesten Dokumentenmanagement-Tools ermöglichen es, Dokumente automatisch zu erstellen und an Bewerber sowie interne Personalverantwortliche zu versenden. Dies betrifft unter anderem Bewerbungsformulare, Fragebögen zu Beginn des Prozesses, Stellenangebote und Verträge, wenn Personalverantwortliche bereit sind, Bewerber einzustellen, sowie Onboarding-Dokumente für die Vorbereitung des ersten Arbeitstags. Die zentrale Speicherung der Dokumente ermöglicht es den Teams, flexibel zu arbeiten und relevante Dokumente schnell über eine Stichwortsuche zu finden.
2. Digitale Genehmigungen
Für viele Schritte im Recruiting- und Onboarding-Prozess ist eine formelle Genehmigung und Authentifizierung durch das interne Management und die Bewerber erforderlich. Automatisierte Dokumentenmanagementsysteme bieten Tools, mit denen Dokumente digital überprüft werden können. So entfällt der zusätzliche Zeit- und Kostenaufwand, der mit dem Einreichen von Papierformularen verbunden ist. Zudem werden automatisch Aktualisierungen und Reminder verschickt, um sicherzustellen, dass der Genehmigungsprozess nicht ins Stocken gerät. Die Integration elektronischer Unterschriften hilft ebenfalls, Verträge und Unterschriften digital zu verwalten, wodurch der gesamte Workflow vereinfacht wird.
3. Datengesteuerte Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit
Wenn Personalverantwortliche Dokumente bearbeiten oder aktualisieren, können automatisierte Dokumentenmanagementlösungen alle Änderungen verfolgen und protokollieren. Frühere Versionen werden zum einfachen Nachschlagen gespeichert, sodass immer auf die aktuellste Version der Dokumente zugegriffen werden kann. Darüber hinaus erhalten Sie einen vollständigen Aduti-Trail, der alle Details darüber enthält, wann, warum und von wem Änderungen vorgenommen wurden.
4. Optimierte Informationsverarbeitung
Moderne Dokumentenmanagementsysteme bieten eine nahtlose Integration mit vielen spezialisierten ATS (Applicant Tracking Systems) und HRIS (Human Resource Information Systems). Wenn Dokumente eintreffen, können automatisierte Lösungen die Daten lesen, extrahieren und direkt an das ATS oder HRIS übermitteln. Dies ersetzt überflüssige manuelle Eingaben und spart wertvolle Zeit.
5. Verbesserter Datenschutz
Automatisierte Dokumentenmanagementlösungen speichern alle eingehenden Dokumente in einem zentralen Archiv, das durch robuste Sicherheitsprotokolle und Zugangskontrollen geschützt ist. So wird der Datenschutz gewährleistet und die Einhaltung der DSGVO, des Datenschutzgesetzes und anderer relevanter Vorschriften sichergestellt.
Customer Story
B&M, ein großes Einzelhandelsunternehmen, hat die Vorteile des automatisierten Dokumentenmanagements direkt kennen gelernt. Der Ersatz von Papierformularen durch automatisierte Workflows verkürzte die Einarbeitungszeiten erheblich, optimierte den gesamten Prozess und erhöhte den Betrieb um bis zu 100 zusätzliche Mitarbeitende pro Woche.
Diese Erfahrungen spiegeln sich in den Ergebnissen der Society for Human Resource Management (SHRM) wider, laut der mehr als zwei Drittel der HR-Profis berichten, dass sie durch den Einsatz von Automatisierung die Zeit für die Besetzung offener Stellen deutlich verkürzt haben.
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Der Erfolg Ihres Automatisierungsprojekts basiert auf einer gründlichen Planung, einer frühzeitigen Einbindung der Benutzer, einer Lösung, die die Automatisierung in großem Umfang unterstützt, und einem kompetenten Partner. Ihr Partner hilft Ihnen, schnell einen Mehrwert zu erzielen – von der ersten Beratung bis zur Implementierung der Lösung. Trainings und Support erleichtern den Umstieg auf die neue Arbeitsweise.
Ein automatisiertes Dokumentenmanagement kann die Geschwindigkeit und Effizienz Ihrer Workflows beim Recruiting verbessern. Da die Automatisierung vormals manuelle Arbeiten übernimmt, können sich Personalverantwortliche auf strategische Prioritäten konzentrieren, die den Unternehmenserfolg fördern.
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Jason Spry
Portfolio Lead for Process Automation
Ricoh Europe
