Wie automatisiertes Recruiting und Onboarding Ihnen helfen kann, Top-Talente zu gewinnen
HR-Teams verbringen bis zu 57 % ihrer Zeit mit der Erledigung sich wiederholender Verwaltungsarbeiten, sodass ihnen nur wenig Zeit für strategische Aufgaben bleibt. Das geht aus aktuellen Daten von Deloitte hervor.
Der Einsatz manueller Prozesse im Recruiting und Onboarding führt zu ineffizienten Abläufen, die nicht nur die Gesamtleistung beeinträchtigen, sondern auch die Zufriedenheit der HR-Mitarbeitenden negativ beeinflussen können. Stress und Überforderung nehmen zu, was die Fluktuation verstärken kann.
Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass HR-Teams über die richtigen Tools verfügen, um die Verwaltung von Dokumenten und Daten zu vereinfachen und produktiver zu arbeiten. Hier kann Automatisierung helfen.
Die Automatisierung zeitraubender Aufgaben bei Recruiting und Onboarding hilft Ihrem Unternehmen, sich von der Konkurrenz abzuheben und eine Bewerber-Erfahrung zu bieten, die Top-Talente anzieht.
HR-Teams verbringen bis zu 57 % ihrer Zeit mit sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben.
Was bedeutet die Automatisierung von Recruiting und Onboarding?
Eine neue Studie zeigt das wachsende Interesse an Automatisierung. In der Ricoh-Umfrage „Fulfilment through Work 2024“ gaben 31 % der Personalleiter an, dass die langsame Einführung der Automatisierung die größte Frustration für ihre Mitarbeitenden am Arbeitsplatz darstellt.
Wo manuelle Arbeit HR-Teams aufhält, bietet die Automatisierung Möglichkeiten, schneller und effizienter zu arbeiten. Sie ersetzt sich wiederholende, mühsame Prozesse durch die Einführung intelligenter digitaler Funktionen und die Schaffung intelligenter Workflows. Die Automatisierung minimiert manuelle Eingaben bei der Einstellung, reduziert Fehler und ermöglicht es den Personalverantwortlichen, von überall und jederzeit Dokumente zu finden.
Praktische Einsatzmöglichkeiten der Prozessautomatisierung im Recruiting und Onboarding
Ein Automatisierungsprojekt beginnt mit einer Analyse der aktuellen Recruiting- und Onboarding-Prozesse, um Schwachstellen zu identifizieren, bevor Workflows auf Basis bewährter Verfahren entwickelt und implementiert werden. Recruiting und Onboarding bestehen in der Regel aus mehreren Schritten – von der Ausschreibung offener Stellen und dem Eingang von Bewerbungen bis hin zur Kontaktaufnahme und der Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag. Durch Automatisierung können viele dieser Schritte optimiert werden. Führende Unternehmen haben in den folgenden Bereichen Erfolge erzielt:
1. Automatisierung des Dokumentenmanagements
Der Einsatz von Automatisierung kann fast jede Phase im Recruiting- und Onboarding-Prozess vereinfachen. Sie können die Erstellung, Verteilung, Erfassung, Verarbeitung und Speicherung von Dokumenten automatisieren und Papier durch einfach zu verwendende elektronische Formulare ersetzen. Wenn Bewerbungen eintreffen, können Sie sie an einem zentralen Ort sortieren und speichern, sodass die Personalabteilung Informationen leicht abrufen kann.
2. Workflow-Automatisierung
Während Spezialisten Lebensläufe und Bewerbungen prüfen und analysieren, kann die Automatisierung Benachrichtigungen und Erinnerungen bereitstellen, um zu gewährleisten, dass die Prozesse schnell und reibungslos ablaufen. Anstatt sich auf E-Mails, SMS oder Anrufe zu verlassen, um die beteiligten Teams zu erinnern, sorgen automatisierte Prozesse dafür, dass alle auf dem Laufenden bleiben und über die nächsten Schritte und anstehende Fristen informiert sind.
3. Integration von HR-Daten
Die Automatisierung bietet eine effektive Lösung für Probleme, die durch den Betrieb mehrerer, unterschiedlicher HR-Systeme entstehen. Automatisierungslösungen können mit verschiedenen Tools verbunden werden, sodass die Daten nahtlos zwischen den Systemen übertragen werden und die Personalabteilung einen klaren Überblick über Informationen zur Einstellung und zum Onboarding erhält.
4. Automatisierung der Kommunikation
Die Schnelligkeit und Regelmäßigkeit, mit der Sie mit den Bewerbern kommunizieren, hat einen großen Einfluss darauf, ob diese an einer Beschäftigung in Ihrem Unternehmen interessiert bleiben. Automatisierung ermöglicht schnelle Updates für Bewerber über den Status ihrer Bewerbung sowie hilfreiche Mitteilungen an neue Mitarbeitende.
5. Reportings und Analysen
Die Automatisierung verbessert Ihr Datenmanagement und schafft eine solidere Grundlage für die Erstellung von Reports und Analysen. Die Zusammenführung von Daten in einem zentralen Speichersystem hilft dabei, wichtige KPIs zu verfolgen, die die Effektivität des Recruiting-Ansatzes zeigen, und ermöglicht eine datengesteuerte Optimierung.
Was sind die wichtigsten Vorteile der HR-Automatisierung für Recruiting und Onboarding?
Um den Effekt der Automatisierung zu maximieren, sollten Sie so viele manuelle Prozesse im Recruiting und Onboarding wie möglich rationalisieren. Sie werden schnell erhebliche betriebliche und finanzielle und Vorteile feststellen, darunter:
1. Mehr Schnelligkeit und Effizienz
Da die Automatisierung die sich wiederholenden Aufgaben übernimmt, können Sie sich darauf konzentrieren, den Einstellungsprozess voranzutreiben. Recruiting und Onboarding werden effizienter, was die Personalabteilung ebenso wie die Bewerber zufriedener macht.
2. Optimale Erfahrung für Bewerber
Die automatisierte Kommunikation sorgt dafür dass Kandidaten interessiert bleiben, verhindert schlechte Erfahrungen und verbessert Ihre Aussichten, Top-Talente zu gewinnen.
3. Bessere Compliance
Der Einsatz von Automatisierung zur Verwaltung von Aufbewahrungsrichtlinien und für Sicherheitsprotokolle vereinfacht den Schutz von Daten neuer Mitarbeitende und trägt dazu bei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.
4. Skalierbarere HR-Abläufe
Automatisierung bietet ein hochgradig skalierbares Modell, das in der Lage ist, steigende Anforderungen schnell und reibungslos zu bewältigen – ideal, wenn Ihr Unternehmen die Zahl der Mitarbeitende schnell erhöht.
5. Optimiertes Kostenmanagement
Fehleranfällige manuelle Arbeit trägt zu hohen Kosten bei der Einstellung und dem Onboarding bei. Automatisierung kann die Kosteneffizienz steigern, die Gesamtausgaben für das Personalwesen senken und Ressourcen für strategische Personalprojekte erschließen.
Eine strategische Investition, die den Erfolg der Personalabteilung beeinflusst
Prozessautomatisierung für Recruiting und Onboarding ist weit mehr als nur ein taktisches Werkzeug – mit der richtigen Herangehensweise wird sie zu einer strategischen Investition, die langfristigen Mehrwert schafft.
Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner hilft Ihnen dabei, eine maßgeschneiderte Automatisierungsstrategie zu entwickeln, die nachhaltige Ergebnisse liefert. Ein kompetenter Partner unterstützt Sie bei der Auswahl der richtigen Lösungen, sorgt für eine reibungslose Integration in Ihre bestehenden HR-Systeme und bietet gleichzeitig Schulungen und Support für die User.
Am Ende führt die Automatisierung zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz und Skalierbarkeit Ihrer Recruiting- und Onboarding-Prozesse, gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und steigert die Zufriedenheit Ihres Teams. Mit der zunehmenden Automatisierung und Optimierung von Prozessen wird die Personalabteilung eine noch zentralere Rolle im Unternehmen einnehmen.
Jason Spry
Portfolio Lead for Process Automation
Ricoh Europe
