Wie die Prozessorchestrierung HR-Teams dabei helfen kann, agiles, effizientes und gesetzeskonformes hybrides Arbeiten zu unterstützen
In weniger als einem halben Jahrzehnt ist das hybride Arbeiten für viele Arbeitnehmer von der Ausnahme zur Norm geworden. Laut einer EU-Studie sind 44 % aller Stellen in Europa inzwischen hybride Stellen, während diese Zahl in Ländern wie den Niederlanden und Finnland auf über 70 % steigt.
Oberflächlich betrachtet sollte dies eine Win-win-Situation sein: Die Mitarbeitenden genießen eine bessere Work-Life-Balance, während die Unternehmen Einsparungen bei den Büroflächen erzielen, eine größere Flexibilität bieten können, um Talente anzuziehen und zu halten, und aus einem größeren geografischen Talentpool rekrutieren können.
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74 % der hybriden Mitarbeitenden sind produktiver als reine Büroangestellte.*
*Quelle: International Workplace Group (IWG)
Der Trend stellt aber auch die Personalabteilung vor Herausforderungen. Wie kann eine reibungslose Einarbeitung neuer Mitarbeitender gewährleistet werden, wenn diese ihre Kolleginnen und Kollegen nur noch selten persönlich treffen, um sie zu unterstützen? Wie lassen sich Personalprozesse standardisieren, damit auch externe Fachkräfte den gleichen Abläufen folgen und gleichzeitig die Datensicherheit gewährleistet ist? Und wie kann eine starke Unternehmenskultur und Teambildung aufrechterhalten werden, wenn Teams über mehrere Standorte verteilt sind?
Wenn Mitarbeitende ihre Zeit zwischen entfernten Standorten und dem Büro aufteilen, gibt es zwangsläufig weniger Möglichkeiten für persönliche Interaktionen und informelle Zusammenarbeit in Gruppen. Infolgedessen können sich die Mitarbeitende weniger für ihre Arbeit und die übergeordneten Unternehmensziele, den Unternehmenszweck und die Unternehmenskultur engagieren, während die Verwaltung wichtiger HR-Prozesse komplizierter und schwieriger wird.
1. Standardisierung von HR-Prozessen zur Reduzierung von Ineffizienzen und Risiken
Die Prozessorchestrierung hilft dabei, dass HR-Fachkräfte unabhängig von ihrem Standort nach klar definierten, standardisierten Schritten arbeiten. Abgestimmte und automatisierte Arbeitsabläufe für Aufgaben wie die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und -dokumenten steigern nicht nur die Effizienz, sondern tragen auch zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zur Stärkung der Datensicherheit in der Personalabteilung bei
Durch die Integration von HR-Technologie für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz können Unternehmen sicherstellen, dass externe HR-Teams einheitliche Prozesse befolgen, was die Genauigkeit und die Mitarbeitererfahrung verbessert. Darüber hinaus kann der Einsatz von Software für Arbeitsplatzanalysen HR-Teams dabei helfen, die Produktivität zu messen und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.
2. Optimieren Sie die Einarbeitung und das Ausscheiden von Mitarbeitenden im Homeoffice durch automatisierte Kommunikation
Darüber hinaus kann die Entwicklung optimierter hybrider Arbeitsprozesse mit Prozessorchestrierung dazu beitragen, die Verbindungen und die Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitenden im Homeoffice zu verbessern. Im Falle der Einarbeitung können Sie einfache, automatisierte Schritte implementieren, um neuen Mitarbeitenden Willkommensinformationen, Ausrüstung und Anleitungen zu senden, um ihnen den Einstieg in das Unternehmen zu erleichtern. Sie können auch regelmäßige virtuelle Check-in-Sitzungen in die Onboarding-Workflows integrieren, um sicherzustellen, dass sich neue Mitarbeitenden unterstützt fühlen
Ebenso können automatisierte HR-Workflows den Offboarding-Prozess verbessern. Wenn ausscheidende Mitarbeitende außerhalb des Unternehmens arbeiten, lösen sie sich in der Regel schneller von ihrer Rolle als wenn sie im Büro arbeiten, und vernachlässigen wichtige Aufgaben wie die Weitergabe von Wissen an Nachfolger.
Durch die Erstellung von End-to-End-Workflows für das Ausscheiden mit Prozessorchestrierung kann dieses Risiko verringert werden. Sobald die Kündigungsmitteilung eingeht und in den HR-Systemen erfasst wird, kann sie eine Reihe automatisierter Benachrichtigungen auslösen, die den ausscheidenden Mitarbeitenden, die Personalabteilung, die Vorgesetzten und die Nachfolger daran erinnern, die Anforderungen der Position zu besprechen, Wissen zu übertragen und Austrittsgespräche zu führen.
3. Verbesserung der Erfahrung von Mitarbeitenden im Homeoffice durch intuitive Selbstverwaltung
Da die zugrunde liegenden Systeme und Daten durch Prozessorchestrierung integriert werden, können Sie außerdem eine einheitliche Plattform für Mitarbeitende schaffen, über die sie jederzeit und überall auf Informationen zugreifen und mit der Personalabteilung interagieren können
Auf einer Ebene könnte dies Mitarbeitenden im Homeoffice ermöglichen, sich einzuloggen und Gehaltsabrechnungen herunterzuladen, Urlaub zu buchen, eine Wissensdatenbank für Informationen zu Unternehmensrichtlinien zu konsultieren und bei administrativen Fragen Tickets bei der Personalabteilung zu erstellen. Oder indem Sie Nachrichten der Geschäftsleitung in das Portal einbinden, können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeitende verstehen, wie ihre Arbeit in das Gesamtbild passt, und so das Engagement der Teams fördern.
Darüber hinaus kann die Technologie für die Mitarbeitererfahrung durch die Prozessorchestrierung zur Integration von Leistungs- und Lernmanagementsystemen in ein zentrales Portal weiter verbessert werden. Mit nur wenigen Klicks können Mitarbeitende im Homeoffice auf alles zugreifen, von Feedback-Reviews bis hin zu Online-Kursen zur beruflichen Weiterbildung, während die Personalabteilung regelmäßige Umfragen veröffentlichen kann, um die Stimmung und das Engagement zu messen.
Die strategische Bedeutung der Orchestrierung von HR-Prozessen für hybrides Arbeiten
Bei Ricoh haben wir diese drei Strategien bei der Entwicklung einer neuen Self-Service-HR-Plattform kombiniert. Sie ist eine zentrale Anlaufstelle für alle HR-Fragen: Die Mitarbeitenden haben rund um die Uhr Zugang und können sich mit der Personalabteilung in Verbindung setzen und sich in Leistungsbeurteilungen und Lernsysteme einloggen, während integrierte, optimierte Prozesse die Arbeitsbelastung der Personalabteilung verringern und es ihr ermöglichen, Zeit und Ressourcen in höherwertige Aktivitäten umzuleiten.
Die potenziellen Vorteile des hybriden Arbeitens sind enorm: zufriedenere Beschäftigte, bessere Mitarbeiterbindung und höhere Produktivität. Die Realisierung dieser Vorteile hängt jedoch von einer starken Kommunikation und strukturierten Arbeitsabläufen ab. Die Prozessorchestrierung kann dazu beitragen, die Kluft zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitenden im Homeoffice zu überbrücken und so die Mitarbeitererfahrung, die betriebliche Effizienz und die Unternehmenskultur insgesamt zu verbessern.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie die Prozessorchestrierung flexibles, produktives hybrides Arbeiten unterstützen kann?
Laden Sie unseren Guide herunter und erfahren Sie mehr über die Vorteile der Prozessorchestrierung und -automatisierung.
Jason Spry
Process Automation Portfolio Lead
