Recruiting und Onboarding automatisieren: Der Schlüssel zum strategischen Erfolg für HR-Teams
Die Anforderungen an Personalverantwortliche und das Arbeitsvolumen waren noch nie so groß wie heute. Laut einer Forschungsumfrage aus 2024 von Sage, einem Anbieter von Gehaltsabrechnungssoftware, empfinden 95 % der Personalverantwortlichen ihre Rolle als überwältigend. 91 % berichten, dass ihre Arbeitszeiten und Verantwortlichkeiten in den letzten 12 Monaten stark zugenommen haben.
Die größte Herausforderung, die Personalverantwortliche dabei beschäftigt, ist die Talentakquise. Es gilt, eine engagierte und leistungsstarke Belegschaft zu rekrutieren, die das Unternehmenswachstum vorantreibt – eine Aufgabe, die in einem hart umkämpften Arbeitsmarkt alles andere als einfach ist. Der Druck wächst, mit immer weniger Ressourcen mehr zu erreichen.
Hier kommt die Prozessautomatisierung ins Spiel. Moderne Lösungen ermöglichen es, zeitaufwendige Verwaltungsaufgaben im Recruiting und Onboarding effizient zu gestalten. So entlasten Sie Ihre Personalabteilung von sich wiederholenden Aufgaben und können sich auf das Wachstum und den Erfolg Ihres Unternehmens konzentrieren.
Zudem sorgt die Automatisierung dafür, dass Bewerber vom ersten Kontakt mit dem Unternehmen an ein durchweg positives und optimales Erlebnis haben.
91 % der HR-Mitarbeitenden gaben an, dass ihre Arbeitszeiten und Verantwortlichkeiten in den letzten 12 Monaten zugenommen haben.
Was sind die größten Herausforderungen im Recruiting und Onboarding?
Manuelle, papierbasierte Arbeitsmethoden kosten wertvolle Zeit und Ressourcen und bieten nur begrenzte Transparenz. Häufig verbringen Teams ihre Zeit damit, nach Informationen und Daten zu suchen oder Prozessschritte zu verwalten, anstatt proaktiv Talente zu gewinnen.
Die manuelle Bearbeitung von Onboarding-Dokumenten für neue Mitarbeiter und das wiederholte Erinnern der Personalverantwortlichen per E-Mail sind extrem zeitaufwändig. Dies wirkt sich negativ auf die Produktivität und Effizienz aus und führt zu langen Einstellungszyklen und hohen Rekrutierungskosten. Darüber hinaus leidet die Zufriedenheit der HR-Teams. Langsame und inkonsistente Kommunikation sorgt bei Bewerbern für negative Erfahrungen und kann dem Ruf Ihres Unternehmens schaden. Bewerber verlieren schnell das Interesse, wenn HR-Teams zu lange brauchen, um Rückmeldung zu geben. Ineffiziente Prozesse, bei denen HR-Teams mehrfach um Informationen bitten müssen, verringern die Erfolgsquote beim Onboarding und erhöhen die Mitarbeiterfluktuation.
Angesichts der aktuellen Datenschutzbestimmungen wächst das Risiko von Strafen bei Nichteinhaltung, insbesondere wenn Sie auf physische Dokumente oder nicht optimal integrierte digitale Systeme angewiesen sind. Die potenziellen Auswirkungen einer Datenpanne sind enorm und können Ihren Ruf dauerhaft schädigen.
Zusätzlich erschwert die Arbeit mit Papier und E-Mails die Verarbeitung von Anträgen in großem Umfang. Langsame manuelle Arbeitsprozesse führen zu Engpässen und Verzögerungen beim Recruiting, die das Unternehmenswachstum hemmen.
Welche strategischen Vorteile bietet HR-Automatisierung im Recruiting und Onboarding?
Automatisierung schafft mehr Kapazität für wertschöpfende Tätigkeiten, die mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Die neuesten Automatisierungstools können Dokumente lesen, kategorisieren, indexieren, speichern und Schlüsselinformationen extrahieren, um HR-Systeme automatisch zu befüllen. Führende Unternehmen haben durch die Integration von Automatisierung in ihre Recruiting- und Onboarding-Prozesse beachtliche Vorteile erzielt, darunter:
1. Steigerung von Produktivität und Effizienz
Weniger Zeit für das Sortieren und Bearbeiten von Bewerbungen, Lebensläufen und Onboarding-Dokumenten bedeutet, dass Ihr HR-Team mehr Zeit für die Suche nach den besten Talenten und die Verbesserung des Onboarding-Prozesses hat. Durch den reduzierten Verwaltungsaufwand werden die Einstellungs- und Onboarding-Prozesse schneller und effizienter und die Personalabteilung kann schnell und effizient arbeiten.
2. Optimierung der Kosten und Umverteilung der Ressourcen
Automatisierung hilft dabei, mehr mit weniger zu erreichen – besonders bei begrenzten Budgets. Indem ineffiziente manuelle Eingaben im Recruiting und Onboarding reduziert werden, sinken die Kosten für diese Prozesse. So können Sie Ressourcen in strategisch wichtigere Bereiche umverteilen.
3. Datenbasierte Compliance und Sicherheit
Automatisierung trägt zur Stärkung Ihrer Compliance- und Sicherheitsstrategie bei. Durch automatisierte Richtlinien für die Speicherung und Löschung von Anwendungs- und Onboarding-Daten wird die Einhaltung von Datenschutzvorgaben sichergestellt, Risiken werden reduziert, und Audits werden vereinfacht. Ein zuverlässiges, automatisiertes System zur Datensicherung reduziert das Risiko von Datenverlusten erheblich.
4. Verbesserung der Bewerber- und Mitarbeitererfahrung
Bewerber erwarten nach der Investition ihrer Zeit und Energie in den Bewerbungsprozess eine zeitnahe Rückmeldung und klare Updates zu den nächsten Schritten. Automatisierte Workflows sorgen für konsistente Kommunikation und strukturierte Prozesse, die eine zufriedenstellende und ansprechende Erfahrung bieten und dazu beitragen, die besten Talente zu gewinnen.
HR-Automatisierung für mehr Flexibilität und Erfolg nutzen
Automatisierung gibt Ihrem HR-Team mehr Zeit für strategische Aufgaben, fördert die Rekrutierung von Spitzenkräften und hilft Ihnen, dynamisch auf Veränderungen zu reagieren, um den wachsenden Erwartungen an Ihr Unternehmen gerecht zu werden. Je mehr Prozesse Sie automatisieren, desto größer sind die positiven Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. Das verbessert die Mitarbeitererfahrung erheblich..
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Brian Murray
Chief Human Resources Officer, Ricoh Europe
