Smarter arbeiten: So profitieren Unternehmen von einer Workplace Experience-Plattform
Die zunehmende Verbreitung hybrider Arbeitsmodelle, steigende Energiekosten und ehrgeizige Nachhaltigkeitsziele haben die Nutzung von Büroflächen grundlegend verändert. Laut einer Studie von McKinsey wird die Nachfrage nach Büroflächen bis 2030 um 13 % sinken, da Unternehmen eine Balance zwischen Flexibilität und Präsenz im Büro schaffen. Zukunftsorientierte Firmen gestalten deshalb ihre Arbeitsräume strategisch effizienter und nachhaltiger.
Dennoch bleibt das Büro ein zentraler Bestandteil der Unternehmensidentität. Es ist der Ort, an dem Gäste, Kunden, Bewerber und Dienstleister empfangen werden und an dem Teams vor Ort kreativ zusammenarbeiten und gemeinsam Probleme lösen.
Eine umfassende Workplace Experience-Plattform kann Unternehmen dabei unterstützen, die Arbeitsumgebung für Mitarbeitende, Besucher, HR und Facility Management optimal zu gestalten. Mehr Kontrolle über den eigenen Arbeitsalltag steigert die Motivation und Produktivität.
Schauen wir uns an, wie das in der Praxis aussieht:
Facility Management: Optimierung des Besucher- und Mitarbeitererlebnisses
Facility Manager tragen die Verantwortung für einen reibungslosen Empfang von Besuchern. Lange Wartezeiten oder umständliche Registrierungsprozesse sollten der Vergangenheit angehören.
Mit RICOH Spaces wird der gesamte Besuch im Voraus geplant. Einladungen und Formulare für Zugangsbedingungen, Barrierefreiheit, Parkplätze oder Verpflegungswünsche werden digital versendet. Basierend auf den Angaben können automatisch passende Räume, Catering oder AV-Technik gebucht werden.
Bei der Ankunft erhält der Besucher mit einem PIN-Code seine Zutrittskarte, und die zuständige Ansprechperson wird automatisch benachrichtigt. Das sorgt für einen schnellen und professionellen Empfang und hinterlässt direkt einen positiven Eindruck.
Darüber hinaus können Facility Manager mithilfe von RICOH Spaces Umweltfaktoren wie Licht, Temperatur und Luftqualität über Sensoren in Echtzeit überwachen. Das verbessert den Komfort für Mitarbeitende und sorgt für eine gesunde Arbeitsumgebung. Auch Belegungsdaten helfen, Sicherheitskonzepte und Evakuierungspläne zu optimieren.
HR: Flexibles, produktives und kollaboratives Arbeiten fördern
Mithilfe von Analyse-Dashboards in RICOH Spaces kann das HR-Team den Erfolg der hybriden Arbeitsstrategie messen. Daten zur Büroauslastung zeigen, wann und wie oft Mitarbeitende ins Büro kommen. Falls die Nutzung gering ist, können gezielt Team-Events oder Workshops organisiert werden, um die Zusammenarbeit zu fördern.
Zur Unterstützung von Mitarbeitenden mit Behinderungen lassen sich barrierefreie Räume und Sitzplätze direkt in der Plattform kennzeichnen. Auch das Recruiting profitiert: Ein modernes digitales Arbeitsumfeld steigert die Attraktivität des Unternehmens für talentierte Fachkräfte, insbesondere für Digital Natives.
Ein Beispiel: Die Workplace-Beratung Uncoded hat RICOH Spaces in ihrem Londoner Büro eingeführt. Ihr Commercial Director erklärte dazu: „Durch modernste digitale Lösungen steigern wir unsere Attraktivität für Top-Talente und stärken langfristig unser Wachstum.“
Operations: Effizientes Management der Büroflächen
RICOH Spaces bündelt alle Buchungen in einer zentralen Plattform. Mitarbeitende können per App oder Browser Schreibtische, Meetingräume, Schließfächer oder Fahrradstellplätze reservieren. Das spart Zeit und erleichtert die tägliche Planung. Echtzeit-Daten zur Raumauslastung helfen dabei, Arbeitsbereiche optimal zu gestalten. Falls etwa mehr Teamarbeit als Einzelarbeit stattfindet, können Unternehmen den Fokus auf Kollaborationszonen und Meetingräume legen. So optimierte Evelyn Partners, ein Unternehmen im Wealth Management, erfolgreich die Verwaltung von über 1.150 Schreibtischen und 125 Fahrradplätzen mit RICOH Spaces.
Finanzwesen: Kosteneinsparungen durch optimierte Raumnutzung
Finanzabteilungen können mit RICOH Spaces langfristige Nutzungsdaten analysieren und feststellen, ob Büroflächen reduziert werden können.
easyJet entdeckte durch den Einsatz der Plattform, dass sie weniger Raum am Hauptsitz benötigten, was zu Einsparungen und einer effizienteren Zusammenarbeit führte.
Zusätzlich ermöglichen Energie-Sensoren eine genaue Analyse des Stromverbrauchs. So lassen sich gezielt Sparmaßnahmen umsetzen, wie etwa das automatische Abschalten von IT-Geräten nach Feierabend oder das Nachrüsten von Isolierungen zur Reduzierung von Heizkosten.
Harald List
Director EMEA Strategic Portfolio | Workplace Experience Solutions
