Wie die Prozessorchestrierung die strategische Personalplanung unterstützt und die Widerstandsfähigkeit der Organisation stärkt

Unvorhersehbare Marktbedingungen, Fachkräftemangel, demografischer Wandel und rasanter technologischer Fortschritt haben in jüngster Zeit dazu geführt, dass die Personalplanung wichtiger - und komplexer - denn je ist. Es überrascht nicht, dass die strategische Personalplanung unter den fünf wichtigsten Prioritäten lag, als Gartner 1.400 Personalleiter zu ihren wichtigsten Prioritäten für 2025 befragte.

Mit der richtigen Strategie und den richtigen Lösungen ermöglicht die Personalplanung den Personalabteilungen, ihre Einstellungspolitik und ihr Talentmanagement auf die allgemeinen Unternehmensziele abzustimmen. Letztlich trägt die Einstellung der richtigen Mitarbeitenden mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit am richtigen Ort dazu bei, das Unternehmenswachstum und die langfristige Widerstandsfähigkeit der Organisation zu fördern.

Doch viele Personalabteilungen tun sich schwer, einen effektiven Ansatz umzusetzen. In derselben Gartner-Umfrage gaben 61 % der Personalleiter an, dass ihre Personalplanung nicht weiter als ein Jahr in die Zukunft reicht, und nur 15 % gaben an, dass sie über die Fähigkeit verfügen, für die nächsten zwei Jahre und darüber hinaus zu planen.

Ein neues Konzept, die Prozessorchestrierung, kann dazu beitragen, die Personalplanung zu optimieren, und ermöglicht es Unternehmen, über den unmittelbaren Personalbedarf hinaus zu denken und eine langfristige Widerstandsfähigkeit aufzubauen. Durch die Verknüpfung von Aufgaben und Arbeitsabläufen ermöglicht die Prozessorchestrierung den HR-Teams einen einheitlichen Überblick über ihre Abläufe, der ihnen hilft, für die Zukunft zu planen und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Personalplanung?

Ein Standardrahmen für die Personalplanung besteht aus mehreren Schritten, beginnend mit der Festlegung der wichtigsten Unternehmensziele für die nächsten drei bis fünf Jahre, gefolgt von der Analyse des Talentangebots, der Nachfrage und der Prognose des künftigen Qualifikationsbedarfs. Der Prozess ermöglicht es den HR-Teams, die aktuellen Fähigkeiten der Belegschaft zu verstehen, Trends wie die Mitarbeiterfluktuation zu prognostizieren, den künftigen Bedarf zu bewerten, Qualifikationslücken zu ermitteln und Lösungen zur Gewinnung neuer Talente zu planen.

Natürlich hängen der Wert und die Genauigkeit der Analyse und der Prognosen von der Qualität der verfügbaren HR-Daten ab. Dies ist ein weites Feld: Während Daten zu Branchentrends und aufkommendem Wettbewerb in der Regel von Forschungsunternehmen zur Verfügung gestellt werden, erfordert eine effektive Personalplanung auch detaillierte HR-Technologie-Daten zu Personalbestand, Demografie, Mitarbeiterfluktuation, Vergütung, Einstellungs- und Schulungskosten und vielem mehr.

Hier stoßen HR-Funktionen während des Personalplanungszyklus oft auf erhebliche Hindernisse. In vielen Fällen sind die Schlüsseldaten über einen komplexen Flickenteppich schlecht integrierter Systeme verstreut, von HRIS-Kernplattformen und Rekrutierungsanwendungen bis hin zu Dokumentenarchiven, Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungslösungen, Lern- und Entwicklungstools und veralteten Dateiservern.

Das Ergebnis ist, dass es viel Zeit und Mühe kostet, diese Daten zu finden, zusammenzuführen und dann zu analysieren, so dass die Personalabteilung zu lange auf wichtige Erkenntnisse für die Entscheidungsfindung warten muss. Außerdem besteht die Gefahr, dass die Personalabteilung mit unvollständigen, ungenauen oder veralteten Informationen arbeitet, was die Wirksamkeit der Personalplanungsinitiativen beeinträchtigt. Dies ist ein weit verbreitetes Problem: Laut einer Studie von Gartner sind 67 % der HR-Organisationen der Meinung, dass sie Daten bei ihrer Personalplanung nicht effektiv nutzen.

Das Grundprinzip der Prozessorchestrierung ist die Integration. Die neuesten Plattformen nutzen APIs, Webhooks und andere Methoden, um Daten nahtlos zwischen verschiedenen HR-Anwendungen, Arbeitsplatzanalysesoftware, Dokumentenarchiven und sogar Altsystemen auszutauschen. Viele Lösungen verfügen auch über intuitive Design-Tools, mit denen HR-Benutzer Workflows konfigurieren können, ohne dass dafür Fachkenntnisse oder Schulungen erforderlich sind.

Mit der Prozessorchestrierung können Sie integrierte Daten aus Ihrem HRIS, Ihrer Rekrutierungssoftware, Ihren Gehaltsabrechnungssystemen und Ihren Lern- und Entwicklungsplattformen extrahieren, bevor Sie Arbeitsplatzanalysesoftware nutzen, um Trends bei der Mitarbeiterzahl, der Demografie und der Fluktuation aufzudecken, Prognosen für die nächsten drei bis fünf Jahre zu erstellen und potenzielle Lücken bei den Kompetenzen, Talenten und Fähigkeiten zu erkennen.

Die strategischen Auswirkungen der Orchestrierung auf die Personalplanung

Mit den in der Analysephase gewonnenen Erkenntnissen können Sie neue Strategien für die Talentakquise und -verwaltung entwickeln und umsetzen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit in Ihrem Unternehmen haben. Sie können auch Daten über sich entwickelnde Arbeitsgesetze in das Bild einbeziehen und so dazu beitragen, die Einhaltung der Vorschriften bei der Planung von Initiativen zu gewährleisten. Und da die Prozessorchestrierung integrierte HR-Daten liefert, können Sie die Auswirkungen neuer Strategien verfolgen und diese kontinuierlich verfeinern und optimieren, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Zum Beispiel kann Ihnen die Prozessorchestrierung, gefolgt von Arbeitsplatzanalysen, dabei helfen, die technischen und digitalen Fachkenntnisse zu ermitteln, die Sie benötigen, um in den nächsten fünf Jahren wettbewerbsfähig zu bleiben. Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse können Sie Ihre Einstellungsstrategie so anpassen, dass Sie sich auf die Identifizierung von Bewerbern mit dem richtigen Hintergrund oder der richtigen Erfahrung konzentrieren oder attraktive Karrierewege für Hochschulabsolventen mit bestimmten Kenntnissen und Fähigkeiten schaffen.

In ähnlicher Weise können Sie die integrierten Personaldaten, die durch Prozessorchestrierung und Analyselösungen zur Verfügung stehen, nutzen, um Wissenslücken zu identifizieren und interne Schulungs-, Lern- und Entwicklungsprogramme zu leiten, um Ihren Mitarbeiterstamm weiterzubilden oder umzuschulen. Dieser Ansatz wird nicht nur die Fähigkeiten innerhalb Ihres Unternehmens verbessern, sondern auch die Kosten und den Arbeitsaufwand für die Personalbeschaffung senken.

Darüber hinaus bietet die Prozessorchestrierung die Möglichkeit, interne und externe Gehaltsdaten und Leistungskennzahlen der Mitarbeitenden zu erfassen. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob Sie wettbewerbsfähige Vergütungen anbieten oder ob Sie Ihre Vergütungspolitik umgestalten müssen, um die Zufriedenheit zu fördern, die Fluktuation zu minimieren und den Verlust von Talenten zu vermeiden.

Die Personalplanung ist heute eine wichtige strategische Aufgabe für die Personalabteilung, die entscheidend dazu beiträgt, dass Unternehmen unter immer schwierigeren Bedingungen überleben und gedeihen. Die Prozessorchestrierung ermöglicht es Ihnen, Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen, indem Sie datengestützte Methoden einsetzen, um das durch den Fachkräftemangel verursachte Risiko zu minimieren und die Leistung zu erhalten und zu steigern.