Was ist der Unterschied zwischen Prozessautomatisierung und Prozessorchestrierung im Personalwesen?
Eine von LinkedIn Learning veröffentlichte Studie zeigt, dass 82 % der CEOs der Meinung sind, dass die Personalabteilung heute eine wichtigere Rolle spielt als je zuvor. In den letzten Jahren mussten die HR-Teams eine Vielzahl neuer Herausforderungen bewältigen, wie z. B. die Navigation auf einem zunehmend wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt und die Unterstützung ihrer Organisationen bei der Umstellung auf hybrides Arbeiten.
Um diese und viele andere Aufgaben zu bewältigen, ist eine stärkere Fokussierung auf HR-Automatisierung und Prozessorchestrierung im Personalwesen unerlässlich. Eine aktuelle Gartner-Umfrage zeigt jedoch, dass nur 35 % der Personalleiter davon überzeugt sind, dass ihre derzeitige Technologiestrategie ihnen hilft, ihre Ziele zu erreichen.
Nur 35 % der Personalleiter sind zuversichtlich, dass ihre derzeitige Technologiestrategie ihnen hilft, ihre Ziele zu erreichen*.
*Quelle: Gartner Research
Was versteht man unter HR-Automatisierung?
Automatisierung ist, vereinfacht gesagt, der Einsatz von Technologie zur Ausführung sich wiederholender, regelbasierter Aufgaben mit minimalem menschlichen Eingriff. Da manuelle Prozesse eines der größten Ärgernisse für HR-Teams sind, da sie viel Zeit in Anspruch nehmen (was die Produktivität beeinträchtigt, und die strategische Wirkung verringert), ist die Automatisierung besonders wertvoll, da sie Arbeitsabläufe rationalisiert und dazu beiträgt, bestimmte Prozesse in jeder Phase des Lebenszyklus eines Mitarbeitenden zu beschleunigen.
Beispielsweise kann die Automatisierung bei der Einstellung und beim Onboarding diesen manuellen Arbeitsaufwand erheblich reduzieren und die Effizienz verbessern. So können Bewerbungsunterlagen automatisch an die Personalverantwortlichen weitergeleitet, Arbeitsabläufe zur Genehmigung von Stellen gestrafft, Mitarbeiterakten erstellt werden, sobald ein Angebot vorliegt, und es kann sichergestellt werden, dass die IT-Ausrüstung für den ersten Tag des neuen Mitarbeitenden bereitsteht. Durch die Minimierung sich wiederholender administrativer Aufgaben können sich HR-Teams stärker auf strategische Initiativen und die Bereitstellung eines hervorragenden Mitarbeitererlebnisses konzentrieren.
Was ist HR-Prozessorchestrierung?
HR-Prozessorchestrierung geht über einfache Automatisierung hinaus. Sie konzentriert sich auf die Verwaltung des Flusses und der Verbindung von HR-Prozessen, Daten, Tools und Teams und stellt sicher, dass die Workflows in der richtigen Reihenfolge ablaufen und dass wichtige Informationen nahtlos zwischen den Systemen ausgetauscht werden.
Beim Onboarding beispielsweise können Sie eine Abfolge automatisierter Schritte zu einem strukturierten, gestrafften Prozess zusammenfügen und den gesamten Prozess über ein benutzerfreundliches Dashboard einsehen. Es könnte mit dem Versenden von Formularen und der Bereitstellung von Informationen über die Unternehmenskultur und -ziele an neue Mitarbeitende beginnen, bevor Softwarelizenzen und Geräte von der IT-Abteilung angefordert werden und dann neue Mitarbeiterprofile in HRIS-, Lohn- und Gehaltsabrechnungs-, Sozialleistungs- und Leistungsmanagement-Systemen erstellt werden.
Prozessorchestrierung bildet die Grundlage für eine stärkere Standardisierung und skalierbarere HR-Abläufe.
Es wird durch die Integration von drei Technologieebenen aufgebaut:
- Kernsysteme, die Mitarbeiterdaten speichern
- Anwendungen zur Verwaltung spezifischer HR-Prozesse
- Benutzerschnittstellen, die HR und Mitarbeitenden den Zugriff auf die Daten und deren Analyse ermöglichen
Durch die Zusammenführung dieser Elemente verändert die Prozessorchestrierung die HR-Abläufe und macht sie effizienter, skalierbarer und reaktionsfähiger auf geschäftliche Anforderungen.
Was sind die Hauptunterschiede zwischen HR-Automatisierung und Prozessorchestrierung?
Während HR-Automatisierung und Prozessorchestrierung sich gegenseitig ergänzen und optimale Ergebnisse liefern, wenn sie zusammen eingesetzt werden, gibt es Unterschiede in Bezug auf Umfang, Ziele und Komplexität.
Kategorie | Automation | Orchestration |
Fokus | Rationalisiert einzelne HR-Aufgaben | Integriert mehrere Aufgaben und Prozesse |
Skala | Vereinfacht administrative Routinearbeiten innerhalb eines einzigen HR-Prozesses | Koordiniert Prozesse über verschiedene HR-Teams und Standorte hinweg |
Zweck | Verringert den Bedarf an menschlichen Eingriffen in Aufgaben | Schafft durchgängige Arbeitsabläufe, die mit den übergeordneten HR-Zielen abgestimmt sind |
Insights | Einblicke in eine bestimmte Aufgabe | Ganzheitliche Sicht auf Prozesse und Aktionen |
Der Hauptunterschied zwischen HR-Automatisierung und Prozessorchestrierung besteht darin, dass die Automatisierung einzelne HR-Aufgaben rationalisiert, während die Prozessorchestrierung mehrere HR-Arbeitsabläufe integriert, um sie an strategischen Zielen auszurichten, wie z. B. der Verbesserung der Talentgewinnung und -bindung.
Welche strategischen Auswirkungen hat die Orchestrierung von HR-Prozessen?
Da die Arbeitsbelastung im Personalwesen weiter zunimmt und der Druck steigt, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen, wird die Orchestrierung von HR-Prozessen dazu beitragen, die Agilität, Effizienz und operative Leistung zu steigern. Gestraffte, automatisierte HR-Workflows tragen zur Verringerung des Verwaltungsaufwands bei und sorgen dafür, dass sich HR-Teams schnell an neue Herausforderungen anpassen und mehr Zeit für die strategische Umgestaltung des Personalwesens aufwenden können.
Außerdem ermöglicht die Orchestrierung der HR-Prozesse die Nutzung von Daten für strategische Entscheidungen, indem sie Teams in die Lage versetzt, maßgeschneiderte Berichte zu erstellen, die Informationen aus verschiedenen Systemen abrufen. So können beispielsweise integrierte Daten über Mitarbeiterfluktuation, demografische Daten der Belegschaft und Personalbestand, die durch Tools zur Orchestrierung von HR-Prozessen generiert werden, genutzt werden, um Erkenntnisse über Trends in der Belegschaft und Qualifikationsdefizite zu gewinnen und um Strategien zur Talentakquise und -verwaltung auf den langfristigen Unternehmenserfolg auszurichten. Die Möglichkeit, auf benutzerfreundliche Self-Service-Frameworks zuzugreifen, wird auch die Erfahrung der Mitarbeitenden an vielen Berührungspunkten verbessern und dazu beitragen, die Bindungsraten zu erhöhen.
Bei Ricoh haben wir diesen Ansatz verfolgt. Wir haben eine neue Self-Service-Plattform aufgebaut, die Mitarbeitenden in der gesamten EMEA-Region Zugang zu HR-Informationen, Leistungs- und Lernsystemen, einem Onboarding-Portal und vielem mehr bietet. So trägt die Prozessorchestrierung dazu bei, die Zugehörigkeit zu fördern und eine Kultur der Zusammenarbeit in unserem Unternehmen zu unterstützen.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie die Prozessorchestrierung die Agilität der Personalabteilung verbessern kann?
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Jason Spry
Portfolio Lead for Process Automation
Ricoh Europe
