Zögern Sie noch bei der Automatisierung? Die unbeabsichtigten Folgen einer Verzögerung von Technologieinvestitionen
Der Arbeitsplatz von heute entwickelt sich ständig weiter. Durch dein Einsatz von Technologie, den sich ändernden Erwartungen der Mehrgenerationenbelegschaft und der anhaltenden Debatte über hybride Arbeitsformen wird die Optimierung der Mitarbeitererfahrung immer komplexer.
Während früher ein konkurrenzfähiges Gehalt und betriebliche Vergünstigungen an erster Stelle standen, haben unsere jüngsten Umfragen ergeben, dass die Mitarbeitenden zunehmend Wert auf Automatisierungstechnologien – wie z. B. Workflow-Management oder digitale Archivierung – als Schlüsselelement für ein erfülltes Mitarbeitererlebnis legen.
Auf die Frage, was ihre Zufriedenheit verbessern würde, nannte ein Viertel der Arbeitnehmer das Vorhandensein der richtigen Technologie, um mehr Zeit für lohnendere Aufgaben zu haben. Weitere 21 % gaben an, dass eine bessere Softwaretechnologie, z. B. Automatisierungslösungen, die Wahrscheinlichkeit, dass sie ihre derzeitige Stelle in den nächsten 12 Monaten aufgeben, verringern würde.
Während Unternehmen ihre Arbeitsumgebungen an die Bedürfnisse ihrer Teams anpassen, können sie die wachsende Nachfrage nach Prozesstechnologien nicht ignorieren. Wenn sie dies tun, riskieren sie, ihre besten Talente zu verlieren.
Klare Nachfrage nach Prozessautomatisierung
Die Arbeitnehmenden äußern zunehmend den Wunsch, Automatisierungstechnologien einzusetzen, um alltägliche und sich wiederholende Aufgaben abzuschaffen. Diese Forderungen entspringen dem kollektiven Bestreben, Zeit für sinnvollere Arbeiten zu gewinnen, die mit ihren persönlichen Zielen und ihrer beruflichen Entwicklung im Einklang stehen.
Obwohl sich die Unternehmensleiter über den Wunsch der Mitarbeitenden nach Automatisierung im Klaren sind, geht die Einführung solcher Technologien langsamer vonstatten, als sie sollte. Tatsächlich gibt fast ein Drittel (32 %) der Befragten an, dass sie immer noch keinen Zugang zu Technologien zur Prozessautomatisierung haben, obwohl sie sich diese aktiv wünschen.
Diese Diskrepanz ist nicht nur ein IT-Problem, sondern eine verpasste Gelegenheit, die Mitarbeitenden zu unterstützen, effizienter zu arbeiten. Wenn Mitarbeitende in einem Kreislauf von Routineaufgaben gefangen sind, können sie leicht die Motivation verlieren, was es für Konkurrenten einfacher macht, sie mit ansprechenderen Arbeitsumgebungen für sich zu gewinnen.
Darüber hinaus hemmt die Beschäftigung mit dem Alltäglichen das Kreativitäts- und Innovationspotenzial der Mitarbeitenden, was das Unternehmenswachstum weiter beeinträchtigt.
Führende Unternehmen zögern noch
Trotz der eindeutigen Vorteile ist die erfolgreiche Umsetzung der Prozessautomatisierung oft leichter gesagt als getan.
In vielen Unternehmen hat sich im Laufe der Jahre ein Wirrwarr aus manuellen und halbautomatischen Prozessen gebildet, das zu einem komplexen Geflecht von Arbeitsabläufen geführt hat. Diese Prozesse zu entwirren, um neue Automatisierungstechnologien einzuführen, kann sich anfühlen wie der Versuch, ein Flugzeug umzubauen, während es in der Luft ist.
Es überrascht daher nicht, dass fast ein Drittel (30 %) der Entscheidungsträger angibt, sie bräuchten eine bessere Anleitung für die Integration von Automatisierungslösungen, ohne die bestehenden Prozesse zu stören. Für viele ist die Angst vor einer verpfuschten Implementierung, die zu Ausfallzeiten oder betrieblichen Problemen führen könnte, so groß, dass sie zögern, zu handeln.
Die Realität sieht jedoch so aus, dass ein Hinauszögern dieser Investitionen die Bemühungen um eine Produktivitätssteigerung nur behindert und die Mitarbeitenden dazu veranlasst, sich anderweitig zu orientieren.
Überwindung von Unsicherheit für den Unternehmenserfolg
Auch wenn ihr Zögern verständlich ist, müssen Unternehmensleiter einen Weg finden, Technologien zur Prozessautomatisierung einzusetzen.
Entscheidend ist, dass jede Automatisierungsstrategie auf die spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist, um sicherzustellen, dass die Lösungen auf die tatsächlichen Geschäftsanforderungen abgestimmt sind und nicht nur eine allgemeine Lösung darstellen. Außerdem sollte jede Automatisierungsstrategie die Mitarbeitenden und die wichtigsten Interessengruppen von Anfang an einbeziehen. Die Einholung ihres Inputs trägt dazu bei, Ängste abzubauen und ein Gefühl der Verantwortung für die Veränderungen zu vermitteln.
Anstatt eine umfassende Umstellung auf einen Schlag vorzunehmen, sollten Unternehmen zunächst kleinere, überschaubare Prozesse automatisieren. Die Erprobung dieser Prozesse in Pilotphasen kann dazu beitragen, Vertrauen zu schaffen, greifbare Vorteile aufzuzeigen und unvorhergesehene Probleme bereits vor einer umfassenderen Umsetzung zu beseitigen.
Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen digitalen Partner wie Ricoh kann bei der Bewältigung der technischen Komplexität helfen, um sicherzustellen, dass der Übergang reibungslos verläuft, die Geschäftskontinuität aufrechterhalten wird und die Mitarbeitenden weiter motiviert werden.
Die Automatisierung fördern für motivierte Teams
In einer Zeit zunehmender Demotivation der Mitarbeitenden ist die Prozessautomatisierung nicht länger nur ein „Nice-to-have", sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen, die die besten Talente halten und einen Wettbewerbsvorteil erzielen wollen. Technologie zur Prozessautomatisierung kann langweilige Routinen in Möglichkeiten für Kreativität und Wachstum umwandeln, sodass sich die Mitarbeitenden bei ihren Aufgaben motivierter fühlen.
Letztlich müssen die Entscheidungsträger in den Unternehmen ihre Angst vor dem Unbekannten überwinden. Indem sie sicherstellen, dass sie das richtige Team und den richtigen digitalen Partner an ihrer Seite haben, können Unternehmen selbstbewusst Technologien zur Prozessautomatisierung implementieren, die ihre Mitarbeitenden und das gesamte Unternehmen unterstützen.
Jason Spry
Portfolio Lead for Process Automation
Ricoh Europe
