Fehlende Prozesse und Automatisierung: 15 Stunden Verwaltungsaufwand pro Woche bremsen europäische Beschäftigte aus

• Mehr als ein Viertel (26 %) der Büroangestellten in europäischen Unternehmen gibt an, einen Großteil ihres Arbeitstags mit Verwaltungsaufgaben außerhalb ihrer eigentlichen Tätigkeit zu verbringen.

• Die Studie untersucht fünf administrative Kernaufgaben, für die die Mitarbeitenden in Europa durchschnittlich 15 Stunden pro Woche aufwenden.

Ricoh, London/Wien, 20. Januar 2026 – Eine neue Studie von Ricoh Europe offenbart eine Kluft in europäischen Unternehmen: Führungskräfte erkennen, dass ein hoher Verwaltungsaufwand die Produktivität bremst und repetitive, manuelle Prozesse unnötige Risiken schaffen. Gleichzeitig scheint der Handlungsdruck jedoch auszubleiben, denn Mitarbeitende berichten weiterhin, dass administrative Belastungen sie von wertschöpfender Arbeit abhalten.

In den befragten europäischen Ländern beklagen Mitarbeitende und Entscheidungsträger, dass zu viel Zeit für unproduktive Aufgaben aufgewendet wird. Mehr als ein Viertel der Entscheidungsträger (28 %) glaubt, dass ihre Mitarbeitenden den größten Teil des Arbeitstags mit Verwaltungsaufgaben außerhalb ihrer eigentlichen Tätigkeit verbringen. 26 % der Arbeitnehmer stimmen dem zu. Tatsächlich verbringen Angestellte im Durchschnitt etwa 15 Stunden pro Woche  mit den fünf in der Studie untersuchten Kernverwaltungsaufgaben (Dokumenten- und Dateiverwaltung, manuelle Prozessabläufe, Einholen von Freigaben, Informationssuche und Posteingangsverwaltung) – das entspricht etwa zwei verlorenen Arbeitstagen für Routineaufgaben. Kritisch ist zudem, dass weniger als die Hälfte (43 %) der Beschäftigten angibt, den Großteil des Arbeitstags mit wertschöpfender Arbeit zu verbringen.

Die Folgen sind weitreichender als nur der Produktivitätsverlust der Mitarbeitenden. Ein ineffizientes Dokumentenmanagement setzt europäische Unternehmen einem Compliance- und Betriebsrisiko aus. So haben mehr als die Hälfte der Entscheidungsträger (60 %) und 44 % der Büroangestellten in den letzten fünf Jahren erlebt, dass jemand aufgrund veralteter oder falscher Informationen, die durch ineffiziente Systeme oder Prozesse verursacht wurden, einen schwerwiegenden Fehler begangen oder beinahe begangen hätte. Im gleichen Zeitraum gaben 62 % der Entscheidungsträger an, dass ihr Unternehmen einen Daten- oder Compliance-Verstoß im Zusammenhang mit schlecht verwalteten oder fehlenden Dokumenten erlebt oder knapp vermieden hat.

Tägliche Frustrationen verschärfen das Problem

Europäische Mitarbeitende berichten von alltäglichen, vermeidbaren administrativen Frustrationen, die ihre Produktivität schleichend untergraben. Besonders häufig genannt werden die wiederholte Eingabe identischer Informationen in mehrere Systeme (35 %), die Verwaltung überfüllter Posteingänge (33 %), die Suche nach Dateien in mehreren Systemen oder auf gemeinsam genutzten Laufwerken (32 %) sowie die manuelle Aktualisierung von Reports (26 %). Diese Probleme können wertvolle Arbeitszeit kosten und die Arbeitsmoral beeinträchtigen.

Die Folgen sind eindeutig. So geben 23 % der Befragten an, dass der Verwaltungsaufwand ihre Produktivität einschränkt, und 19 % sagen, dass er ihre Kreativität einschränkt. Die Mitarbeitenden sind sich der positiven Auswirkungen einer Reduzierung des Verwaltungsaufwands bewusst: mehr Freude an der Arbeit durch kreativere Aufgaben (29 %), erhöhte Wertschöpfung (27 %) sowie schnellere Projektdurchführung und fundiertere strategische Entscheidungen (21 %).

Anhaltende Kluft und Untätigkeit 

Trotz der Auswirkungen haben viele europäische Arbeitnehmer das Gefühl, dass das Problem nicht vollständig erkannt wird. Ein Viertel (25%) der Beschäftigten ist der Meinung, dass die Entscheidungsträger unterschätzen, wie viel Zeit durch Verwaltungsaufgaben verloren geht, während 23% der Meinung ist, dass die Arbeitsbelastung in der Verwaltung ungerecht verteilt ist. Beachtenswert ist, dass nur 18% glauben, dass ihr Arbeitgeber sich aktiv um die Reduzierung ihren Verwaltungsaufwand kümmert. Dennoch stimmen 61% der Entscheidungsträger der Aussage zu, dass neue Tools und Systeme die Arbeitsabläufe in ihrem Unternehmen vereinfacht und den Verwaltungsaufwand verringert haben. Fast die Hälfte (44%)  glaubt, dass Automatisierungstools, die sich wiederholende, manuelle Aufgaben beseitigen, die größten Einfluss auf ihr Unternehmen haben würden. 

Ingo Wittrock, Regional Marketing Director Ricoh Central Europe, sagt: „In europäischen Unternehmen klafft eine spürbare Lücke zwischen Wahrnehmung und Handeln. Mitarbeitende verlieren nach wie vor viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben. Zwar erkennen Entscheidungsträger den Nutzen von Automatisierung, doch die anhaltende Zeitverschwendung zeigt, dass zu wenig umgesetzt wird. Die Verwaltungsbelastung bleibt somit ein strukturelles Problem und ein erheblicher Produktivitätsfresser. Unternehmen müssen jetzt handeln. Automatisierung verbessert nicht nur die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, sondern schafft auch Freiräume für wertschöpfende Arbeit und reduziert Compliance-Risiken. Selbst einfache Schritte wie die Automatisierung des Dokumentenmanagements wären ein schneller und wirkungsvoller Gewinn.“

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Methodology

Surveying 1,800 employees (aged 23+) who are purchasing decision makers, working in; HR, Finance or Facilities (equal split between those 3 departments; natural fallout company size & sector) across the UK, France, Spain, Italy, The Netherlands, Germany. (300 respondents respectively) in field 10.11.2025 - 17.11.2025. In addition, 6000 Office workers across the UK, Netherlands, France, Germany, Spain and Italy, 11.11.2025 - 17.11.2025. The research was conducted by Opinion Matters. Opinion Matters abides by and employs members of the Market Research Society and follows the MRS code of conduct and ESOMAR principles. Opinion Matters is also a member of the British Polling Council.