DocuWare

Vorteile eines ECM-Systems mit DocuWare

• Durch automatisierte Dokumentenworkflows und digitale Geschäftsprozesse werden Arbeitsabläufe für den Anwender schneller, einfacher und vor allem effizienter.
• Durch die Vergabe von Benutzer- und Administratorenrechten kontrolliert das ECM, wer Informationen ansehen, bearbeiten und weitergeben darf.
• Papier kostet viel Geld – hinzu kommen die nicht unerheblichen Kosten für Weitergabe, Ablage und Lagerung von Papierdokumenten. Durch die Digitalisierung interner papierbasierter Systeme werden Druckkosten und andere betriebliche Aufwendungen eingespart.
• Ein ECM spart Zeit bei der Suche nach Dateien – und Inhalte werden nun ganz einfach organisiert und ermittelt. So bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben. Mit Vertretungsregeln und einem Eskalations-Management bleiben Aufgaben nicht mehr unerledigt, wenn ein Mitarbeiter krank oder in Urlaub ist.
• Mit DocuWare können Sie in einem geschützten System überall, jederzeit und mit jedem Gerät auf die gewünschten Dokumente zugreifen. Unterstützen Sie dezentrale Teams und Mitarbeiter im Außendienst mit einem zentralen Dokumenten-Pool.
• Das DocuWare-Dokumentenverwaltungssystem bietet eine nahtlose Integration in gängige Anwendungen und lässt sich direkt von Ricoh-Multifunktionssystemen aus nutzen.

Funktionsmerkmale von DocuWare

• Die DocuWare ECM-Lösung ermöglicht die Automatisierung Ihrer Dokumentenworkflows und schützt dabei Ihre Daten und Dokumente durch eine sichere und zentrale Archivierung.
• Aufgabenlisten, E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen beschleunigen Ihre Prozesse.
• Digitales Ablagesystem für Ihr Büro: Akten, Ordner und Dokumente werden gescannt, indexiert und für einen einfachen Zugriff sicher in einem zentralen Verzeichnis gespeichert. Speichern Sie bearbeitete Dokumente automatisch als neue Version und behalten Sie Dokument-Historien unter Kontrolle.
• Entfernen Sie Daten und Dokumente automatisch nach vorgegebenen Parametern und halten Sie Datenschutz und rechtliche Vorgaben ein.