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Spesenverwaltung / Expenses

Mit der Lösung von Ricoh sparen Sie Zeit und Sie senken Ihre Verwaltungs- sowie Ablage- und Druckkosten, da dies eine schnelle und kosteneffiziente Alternative zu zeitaufwendigen manuellen Prozessen ist. Dokumente werden mithilfe von Multifunktionssystemen erfasst und indiziert und in Ihrer sicheren, zentralen digitalen Ablage gespeichert, wo sie leicht durchsucht und abgerufen werden können. Die Abrechnungsbearbeitung wird zurückverfolgt und Genehmigungen können automatisiert werden. Diese Lösung bietet sicheren Remote-Zugriff auf die Ablage, sodass Spesenabrechnungen auch von verschiedenen Standorten aus geprüft und genehmigt werden können.


Durch rationalisierte Prozesse, Sicherheit beim Zugriff auf Dokumente sowie einer genauen Indizierung und Rückverfolgbarkeit bietet Ihnen die Lösung einen klaren Audit-Trail, der zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen beiträgt.


Wichtige Funktionen & Vorteile

Mit der schnellen elektronischen Bearbeitung von Spesen sparen Sie mit der Lösung von Ricoh Zeit und Kosten. Unsere Lösung bietet Ihnen folgende Vorteile:

Reduzierung von Verwaltungsaufwand und -kosten

  • Die Bearbeitung von Spesenabrechnungen wird durch schnelle, automatische Dokumentenerfassung und Ablage in einem sicheren, durchsuchbaren elektronischen Speicher beschleunigt.
  • Die Metadatenerfassung lässt sich mithilfe von Optical Character Recognition und Barcode-Einlesen über Multifunktionssysteme automatisieren.
  • Papierbelege, elektronische Kontoauszüge und Formulare lassen sich in den digitalen Workflow integrieren, so dass eine schneller Bearbeitung ermöglicht wird.

Optimierung Ihrer Abläufe

  • Die einfache Rückverfolgbarkeit, das Versenden von Mahnungen und die Anzeige des Bearbeitungsstands von Spesenabrechnungen sparen Zeit und unterstützen Administratoren bei der Überwachung und Verwaltung eines elektronischen Genehmigungsprozesses.
  • Mithilfe des elektronischen Sofortzugriffs können Manager die Dokumente von anderen Standorten aus genehmigen und sie zwischen elektronischen Ordnern verschieben. Das spart Zeit und Kosten.

Vereinfachung bei der Einhaltung von Konformitätsvorgaben

  •  Der sichere Zugang und Audit-Trails ermöglichen die Optimierung der Konformität mit gesetzlichen Bestimmungen, mit der richtigen steuerlichen Einstufung, Budgetzuordnung und Rückverfolgung.

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