Ricoh Expense Manager

Vereinfachen Sie Ihre Reisekostenverwaltung mit dem Ricoh Expense Manager, der benutzerfreundlichen Cloud-basierten Spesenplattform.

Steigern Sie Effizienz und Sicherheit mit einem automatisierten Reporting-Tool für Mitarbeiter und Verantwortliche, das sich nahtlos in Ihre Buchhaltungssysteme integriert.

Zeitersparnis

Mitarbeiter können Belege und Rechnungen einfach mit ihrem Smartphone einscannen, um an Ort und Stelle automatische Spesenabrechnungen zu erstellen und zur Genehmigung einzureichen. Durch den Wegfall manueller Eingaben sinkt das Risiko menschlicher Fehler. In der Buchhaltung wiederum können eine Reihe von zeitintensiven manuellen Aufgaben wie Überwachung, Bankkartenabgleich und Verwaltung von Vorauszahlungen automatisiert werden.

Verbessertes Reporting

Der Ricoh Expense Manager integriert sich nahtlos in Ihre ERP-, CRM- und Buchhaltungssysteme und bietet dadurch einen Gesamtüberblick über Ihre Aufwendungen. Die gewonnenen Erkenntnisse helfen dabei, Einsparpotenziale zu identifizieren, um im gesamten Unternehmen eine höhere Kosteneffizienz durchzusetzen. Detaillierte Berichtsfunktionen geben Führungskräften einen vollständigen Überblick über alle Mitarbeiterausgaben, sowohl auf einzelne Mitarbeiter als auch auf Gruppen bezogen.

Verbesserte Nachverfolgung und Sicherheit

Zur Echtzeitüberwachung können individuelle Benachrichtigungen eingerichtet werden, zum Beispiel für das Überschreiten von Höchstgrenzen in bestimmten Kategorien, Wiederholungsposten oder Ausgaben nach Dienstschluss. Die integrierte Spesenverifizierung und -verfolgung trägt auch dazu bei, Betrugsfälle zu reduzieren und die Einhaltung Ihrer Ausgabenrichtlinien zu gewährleisten. Der Ricoh Expense Manager bietet zudem ein vereinfachtes und effizientes Verfahren für die Mehrwertsteuerrückerstattung.

Wichtige Funktionen & Vorteile

Der Ricoh Expense Manager orientiert sich durchgängig an Ihren Ausgabenrichtlinien. Die Integration in wichtige ERP-Backends (Microsoft Dynamics, Oracle, Salesforce, Meta4 und Sage) mithilfe von Open-Source-Software ermöglicht einen zentralen, nachverfolgbaren und automatisierten Workflow für die Ausgabenverwaltung – von der Belegerfassung bis hin zur Genehmigung.

Die Reporting-Plattform vom Ricoh Expense Manager bündelt alle Informationen und Tools für die Entscheidungsfindung in einer zentralen, benutzerfreundlichen Oberfläche. Ein beschleunigter Genehmigungsprozess führt zu schnelleren Rückerstattungen und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit.
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie Überwachung, Bankkartenabgleich und Vorauszahlungsmanagement entfallen manuelle Aufgaben in der Spesenverwaltung.
Führungsteams profitieren von mehr Transparenz und Kontrolle durch die Möglichkeit, individuelle Warnmeldungen für jeden erfassten Beleg einzurichten und alle eingereichten Spesenabrechnungen nachzuverfolgen.
Durch das Einrichten mehrerer wählbarer Wechselkurse können Ausgabenposten in der richtigen Währung und mit dem korrekten Wechselkurs erfasst werden.
Alle wichtigen EU-Rechtsvorschriften werden eingehalten.

Projektstudien