Wie die IT den Hero-Status am Arbeitsplatz erreicht

Wie die IT den Hero-Status am Arbeitsplatz erreicht

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Neuen Untersuchungen zufolge geht der durchschnittliche Arbeitnehmer nur 1,5 Tage pro Woche ins Büro

Vor der industriellen Revolution wurde die Arbeit oft in oder um das Haus herum verrichtet, wobei Berufe wie Schmiede und Näherinnen neben oder unter ihren Wohnräumen arbeiteten. Aber neue Fabriken und Maschinen machten es für die Arbeiter effizienter, sich an einem Ort zu versammeln – ein Zentrum der Innovation. 
 
Zwei Jahrhunderte später hat sich die Pandemie als ähnlich einschneidende Veränderung der Arbeitsgewohnheiten erwiesen. Obwohl das Schlimmste der Pandemie hinter uns liegt, deuten neuere Untersuchungen darauf hin, dass der durchschnittliche Arbeitnehmer nur noch 1,5 Tage pro Woche ins Büro geht.
 
Während sich die Unternehmensleiter mit der Frage auseinandersetzen, wie man am besten mit den neuen Arbeitsmodellen umgeht, bemühen sich die IT-Manager hinter den Kulissen darum, eine nahtlose Arbeitsplatzerfahrung für alle zu gewährleisten. Manche Beschäftigte kommen nur einmal im Monat ins Büro, andere jeden Tag – wie kann die IT beiden Gruppen gerecht werden?
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86 % der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer geben mangelnde Zusammenarbeit oder ineffiziente Kommunikation als Hauptursache für Misserfolge am Arbeitsplatz an.

Auch wenn die Aufgaben der Personal- und Anlagenabteilung von denen der IT-Abteilung völlig getrennt zu sein scheinen, so verfolgen sie doch alle das gleiche Ziel: die Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Verbesserung ihrer Arbeitserfahrung. Dennoch sind diese Abteilungen oft isoliert, kommunizieren nicht miteinander und arbeiten nicht zusammen.
 
So kommt es beispielsweise häufig vor, dass die Personal-, die Anlagen- und die IT-Abteilung getrennt voneinander Maßnahmen zur Modernisierung des Arbeitsplatzes vorlegen. Dies führt nicht nur zu Spannungen zwischen den Abteilungen, da sie um die Budgets konkurrieren, sondern kann auch zu Problemen führen, wenn es um die Akzeptanz durch die Mitarbeitenden oder die Integration mit anderen Systemen geht. Jüngste Untersuchungen haben ergeben, dass 86 % der Mitarbeitenden mangelnde Zusammenarbeit oder ineffiziente Kommunikation als Hauptursache für Misserfolge am Arbeitsplatz nennen.
 
Um das Potenzial einer Strategie für die Arbeitsplatzerfahrung zu maximieren, müssen Unternehmen die üblichen Pfade verlassen und bei allen Vorschlägen, die Auswirkungen auf den Arbeitsplatz haben, von Anfang an zusammenarbeiten.

Agilität ist ein Muss im Zeitalter des hybriden Arbeitens

Die Fähigkeit, sowohl persönliche als auch virtuelle Zusammenarbeit sofort zu ermöglichen, wird einfach erwartet. Selbst grundlegende Dinge – wie zu gewährleisten, dass Mitarbeitende in letzter Minute einen Schreibtisch buchen oder stornieren, einen Parkplatz über eine App registrieren und sich im Gebäude zurechtfinden können – können zu unnötigen Hindernissen werden, die Teams davon abhalten, ins Büro zurückzukehren, wenn sie zu komplex oder schwer zugänglich sind oder nicht den Grundsätzen der Benutzerfreundlichkeit entsprechen.
 
Um es einfach auszudrücken, es muss die richtige Technologie vorhanden sein, damit die Mitarbeitenden ihre Arbeit schnell, effizient und effektiv erledigen können, wo auch immer sie sich befinden. Ebenso muss die Technologie allgegenwärtig sein, damit Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, gegenüber jenen im Büro nicht benachteiligt werden. 
 
Außerdem müssen Unternehmen von der Digitalisierung um ihrer selbst willen wegkommen. Wenn ein Prozess ineffizient ist, wird er es auch bleiben, selbst wenn er digitalisiert wird. Das Hauptziel sollte immer darin bestehen, sicherzustellen, dass Verbesserungen mitarbeiterorientiert sind. Eine App zu benutzen, um einen Schreibtisch zu buchen, eine andere, um ein Meetingraum zu buchen, und eine weitere, um einen Gast anzumelden, wird schnell zu einer Frustrationsquelle für die Mitarbeitenden. 
 
Stattdessen müssen IT-Manager Lösungen finden, die ein optimales Arbeitsplatzkonzept bieten, bei dem die Flexibilität im Vordergrund steht. Wirklich vernetzte Plattformen zur Verbesserung des Arbeitsplatzes, wie beispielsweise RICOH Spaces können der Belegschaft ein komplettes Toolkit zur Verfügung stellen, das die Verwaltung von Schreibtischen und Besuchern, die Raumverwaltung und Service-Anfragen über eine mobile App unterstützt. Diese Technologien bringen den Arbeitsplatz in Reichweite der Mitarbeitenden und sorgen für einen reibungslosen Übergang zurück ins Büro.
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Nutzen Sie die Erkenntnisse, um Ihren Arbeitsplatz zu planen und zu verbessern

Ein auf den Menschen ausgerichteter Ansatz für das Arbeitsplatzgestaltung ist unerlässlich. Ohne Erkenntnisse in die Art und Weise, wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Arbeitsplatz nutzen, werden alle Strategien zur Verbesserung des Arbeitsplatzes zu kurz greifen. Das Sammeln solcher Daten muss jedoch kein mühsamer Prozess sein. Auch hier können integrierte Technologieplattformen helfen, indem sie den Unternehmen die Möglichkeit geben, zu sehen, welche Besprechungsräume und Schreibtische am unbeliebtesten sind, zu bewerten, wie oft Personen ins Büro kommen, oder aufzuzeigen, ob mehr Räume für die Zusammenarbeit benötigt werden, um sich den Bedürfnissen der Mitarbeitenden anzupassen. Mit einer integrierten Plattform wie RICOH SPACES können Office Manager das Verhalten ihrer Teams besser verstehen und die Einrichtungen für die Mitarbeitenden entsprechend anpassen. Diese Tools können auch Verhaltensweisen vorhersagen, wie z. B. die Tage mit dem höchsten Arbeitsaufkommen im Büro, und so aufzeigen, wo eventuell alternative Regelungen angeboten werden müssen. Durch die Gestaltung von Arbeitsbereichen, die auf die Bedürfnisse ihrer Teams zugeschnitten sind, können Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeitenden erhöhen und so das Wachstum fördern sowie Talente anziehen und halten.

Blick in die Zukunft

Letztendlich ist die Rolle der IT bei der Schaffung einer optimalen Arbeitsplatzergestaltung wichtiger denn je. Um dies zu erreichen, müssen IT-Manager interne Kommunikationsprobleme überwinden und mit anderen wichtigen Entscheidungsträgern zusammenarbeiten. 
 
Alle eingeführten Lösungen müssen auf den Menschen ausgerichtet sein. Einfach ausgedrückt: Die besten Vorschläge zur Verbesserung des Arbeitsplatzes sollten mit Blick auf den Einzelnen entwickelt werden – unabhängig davon, wo er sich befindet.
 
Wie die Geschichte zeigt, entwickelt sich unsere Beziehung zum Büro ständig weiter. Um der Entwicklung immer einen Schritt voraus zu sein und das Arbeitsumfeld kontinuierlich zu verbessern, müssen IT-Manager eine agile, kollaborative und datengesteuerte Antwort implementieren. RICOH Spaces ist die perfekte Technologieplattform, um das Arbeitsplatzerlebnis zu verbessern. Es ist auch eine verlässliche Maßnahme, um sicherzustellen, dass die IT ihren Hero-Status beibehält.
 
Um mehr über RICOH Spaces zu erfahren, klicken Sie hier.
Nathan Thomas

Nathan Thomas

Head of Product, RDx Ricoh Europe

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