Hinweismeldesystem
Willkommen zum Hinweismeldesystem der RICOH Austria GmbH („Ricoh“)
Bestrebt richtig zu handeln
Ricoh steht für eine offene und ehrliche Unternehmenskultur sowie für ein hohes Maß an Integrität. Wir legen größten Wert darauf, dass die internen und externen Regeln und Vorschriften, wie sie im Ricoh Verhaltenskodex (Code of Conduct) festgelegt sind, als unternehmensweiter Standard für Respekt, Achtung, Wertschätzung und Sicherheit eingehalten und von Mitarbeiter:Innen von Ricoh gelebt werden.
Die Hinweismeldestelle von Ricoh
Whistleblowing – oder auch das Aufdecken von Missständen – bietet die Möglichkeit, einen Verdacht auf Fehlverhalten zu melden. Unsere Hinweismeldestelle ist ein Frühwarnsystem, um Risiken zu reduzieren. Diese Plattform ist ein wichtiges Instrument, um hohe unternehmensethische Werte zu bewahren und das Vertrauen unserer Kund:Innen, Partner:Innen sowie Mitarbeiter:Innen und der Öffentlichkeit zu erhalten. Aus diesem Grund ist auch eine anonyme Hinweisabgabe möglich.
Was soll ich über die Hinweismeldestelle melden?
Die Hinweismeldestelle kann genutzt werden, wenn Ihnen Hinweise auf Fehlverhalten in den folgenden Bereichen bekannt werden (vgl. § 3 HSchG), die im Zusammenhang mit Ricoh stehen:
- Öffentliches Auftragswesen
- Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
- Produktsicherheit und -konformität
- Verkehrssicherheit
- Umweltschutz, Strahlenschutz und nukleare Sicherheit
- Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz
- Öffentliche Gesundheit
- Verbraucherschutz
- Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen
- Strafbare Verletzungen der Amtspflicht, Korruption und verwandte strafbare Handlungen (§§ 302 bis 309 StGB)
- Missbrauch der Amtsgewalt
- erletzung der Freiheit der Person oder des Hausrechts
- Bestechlichkeit
- Vorteilsannahme und Vorteilsannahme zur Beeinflussung
- Bestechung
- Vorteilszuwendung und Vorteilszuwendung zur Beeinflussung
- Verbotene Intervention
- Geschenkannahme und Bestechung von Bediensteten oder Beauftragten
- Rechtsverletzungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Europäischen Union
- Verletzungen europäischen Wettbewerbs- und Beihilfevorschriften
- Verletzungen von Körperschaftsteuervorschriften oder bezugnehmend auf Vereinbarungen, die darauf abzielen, sich einen steuerlichen Vorteil zu verschaffen, der dem Ziel oder dem Zweck des Körperschaftsteuerrechts zuwiderläuft
Für Ihren Verdacht müssen Sie keinen Beweis liefern. Bitte beachten Sie jedoch, dass eine missbräuchliche Verwendung der Hinweismeldestelle auch rechtliche Folgen nach sich ziehen kann.
Falls Sie als Mitarbeiter:In Hinweise oder begründeten Verdacht zu anderen als den oben genannten Verstößen haben sollten, wenden Sie sich bitte vertrauensvoll an Ihren Vorgesetzten oder an einen im Intranet unter Legal&Compliance namhaft gemachten Ricoh oder Ricoh Konzern Mitarbeiter.
Klicken Sie hier, um eine Meldung auf der Hinweismeldestelle abzugeben oder sich in Ihr anonymes Postfach einzuloggen.
FAQs zur Ricoh Austria GmbH Hinweismeldestelle
nach dem HinweisgeberInnenschutzgesetz
Was passiert mit meiner Meldung?
Nachdem Sie Ihre Meldung abgeschickt haben, wird der Betreuer unserer Hinweismeldestelle, PwC (Legal), vom Eingang der Meldung benachrichtigt. PwC (Legal) ist für die Analyse der Meldung und die darauffolgenden Arbeitsschritte in Abstimmung mit Ricoh verantwortlich.
Bei Fragen erhalten Sie eine entsprechende Rückmeldung.
Falls Sie Fragen zu anderen Themenbereichen haben sollten, die nicht über die Hinweismeldestelle gemeldet werden können, wenden Sie sich bitte an office@ricoh.at. Bei Themen im Zusammenhang mit Datenschutz an datenschutz@ricoh.at.
Kann ich mich auf der Hinweismeldestelle einloggen, nachdem ich meine Meldung abgegeben habe?
Ja, Sie können sich jederzeit auf der Hinweismeldestelle mit Ihren persönlichen Zugangsdaten einloggen, welche Sie nach Abgabe der Meldung erhalten haben. Die persönlichen Zugangsdaten garantieren eine anonyme und verschlüsselte Kommunikation.
Kann ich meine Meldung anonym abgeben?
Ja. Um anonym zu bleiben, stellen Sie bitte sicher, dass Sie beim Ausfüllen der Felder und beim Anhängen von Dokumenten keine Informationen angeben, die direkt oder indirekt Ihre Identität offenlegen.
Nach dem Absenden Ihrer Meldung erhalten Sie persönliche Zugangsdaten, die Sie für den Zugang zum Posteingang verwenden können.
Wer erhält meine Meldung?
PwC (Legal) kümmert sich um Ihre Meldung und geht den darin befindlichen Hinweisen nach. In Abstimmung mit Ricoh prüft PwC (Legal) eingehende Hinweise auf ihre Stichhaltigkeit und teilt Ihnen entweder die Einstellung oder mögliche Folgemaßnahmen (zB interne Untersuchung) mit.
In welcher Zeit kann ich mit einer Rückmeldung rechnen?
Der Eingang Ihrer Meldung wird spätestens nach sieben Kalendertagen bestätigt. Zusätzlich werden Sie spätestens drei Monaten nach Eingang der Meldung über die ergriffenen oder zu ergreifenden Maßnahmen informiert oder über die Gründe, weshalb die Meldung nicht weiterverfolgt wird.
Wie werden meine personenbezogenen Daten behandelt?
Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen sowie des HinweisgeberInnenschutzgesetzes streng vertraulich behandelt und nicht an Dritte – ausgenommen PwC (Legal) – weitergegeben. Gemäß der strengen Zugriffsbeschränkungen hat lediglich ein eingeschränkter Personenkreis Zugriff auf Ihre Meldung. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von fünf Jahren, werden alle personenbezogenen Daten gelöscht.
Wie sicher sind meine Daten und meine Meldung?
Ihre Daten und die in der Meldung enthaltenen Informationen befinden sich ausschließlich in einem verschlüsselten HinweisgeberInnenschutzystem. Nur eine sehr geringe Anzahl an Personen hat Zugriff zu den Daten und zu allen weiteren Informationen rund um Ihre Meldung. Ricoh erhält zusätzlich lediglich eine anonymisierte bzw pseudonymisierte Version Ihres Hinweises durch PwC (Legal).