Auf dem Weg zu einer volldigitalisierten Arbeitsweise suchen viele Firmen ihr Heil zunächst in der kurzfristigen Lichtung des Datendschungels. Statt Papier abzulegen, wird ein Dokumentenscanner angeschafft. Damit werden Quittungen eingescannt und zehn Jahre lang digital gespeichert, selbst wenn das Thermopapier schon längst verblasst ist.

Funktionalität, Effizienz und Rechtssicherheit müssen je nach Ihrem Standort und Ihrer Branche bestimmten Standards entsprechen. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Dokumente nicht nur durch Scannen digitalisieren, sondern auch indizieren können, damit sie gefunden und abgerufen werden können. Das bedeutet, dass jede Textzeile digitalisiert werden muss, damit die richtigen Informationen in Sekundenschnelle über eine Suche verfügbar sind.

Die Lösung dafür kann in Dokumentenmanagementsystemen (DMS) gefunden werden. Diese ermöglichen die digitale Archivierung all Ihrer Informationen. Sie unterstützen Sie auch beim Scannen eingehender Dokumente, Rechnungen oder Lieferscheine. So haben Sie alle relevanten Dateien an einem digitalen Ort und können Ihre Speicherung in die Cloud oder Ihre eigene Serverinfrastruktur verlagern.

Das Ergebnis ist ein verbesserter Arbeitsablauf, da Ihre autorisierten Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Standort oder Gerät Zugriff auf alle relevanten Daten haben. Darüber hinaus können Sie wichtige Dokumente leichter vor unbefugtem Zugriff schützen, da der digitale Zugriff an Passwörter, IDs und IP-Adressen gebunden werden kann. Mit VPN-Systemen ist der Zugriff auf Dateien von unterwegs oder aus dem Heimbüro so sicher wie am Arbeitsplatz selbst.

Außerdem können Sie die Rechtsgültigkeit von Verträgen im DMS mit einer elektronischen Signatur sicherstellen.