Digitalisiertes Archivieren – gesetzeskonform und wohlgeordnet

Digitalisiertes Archivieren – gesetzeskonform und wohlgeordnet

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An sich klingt es gut: ein digitalisiertes Büro.

Lange Suchzeiten in Archiven entfallen, Druckkosten können eingespart werden und die richtigen Informationen sind mit einem Klick verfügbar. Wenn es jedoch um die rechtssichere Aufbewahrung geht, wird das Thema wieder komplexer – aus Unsicherheit bleiben viele Unternehmen lieber bei Papierakten. 
 
Das muss nicht so sein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die digitale Archivierung in Ihrem Unternehmen reibungslos und unter Einhaltung der einschlägigen Vorschriften einführen können.
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Die Digitalisierung Ihres Büros – was braucht Ihr Unternehmen?

Auf dem Weg zu einer volldigitalisierten Arbeitsweise suchen viele Firmen ihr Heil zunächst in der kurzfristigen Lichtung des Datendschungels. Statt Papier abzulegen, wird ein Dokumentenscanner angeschafft. Damit werden Quittungen eingescannt und zehn Jahre lang digital gespeichert, selbst wenn das Thermopapier schon längst verblasst ist.


Funktionalität, Effizienz und Rechtssicherheit müssen je nach Ihrem Standort und Ihrer Branche bestimmten Standards entsprechen. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Dokumente nicht nur durch Scannen digitalisieren, sondern auch indizieren können, damit sie gefunden und abgerufen werden können. Das bedeutet, dass jede Textzeile digitalisiert werden muss, damit die richtigen Informationen in Sekundenschnelle über eine Suche verfügbar sind.


Die Lösung dafür kann in Dokumentenmanagementsystemen (DMS) gefunden werden. Diese ermöglichen die digitale Archivierung all Ihrer Informationen. Sie unterstützen Sie auch beim Scannen eingehender Dokumente, Rechnungen oder Lieferscheine. So haben Sie alle relevanten Dateien an einem digitalen Ort und können Ihre Speicherung in die Cloud oder Ihre eigene Serverinfrastruktur verlagern.


Das Ergebnis ist ein verbesserter Arbeitsablauf, da Ihre autorisierten Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Standort oder Gerät Zugriff auf alle relevanten Daten haben. Darüber hinaus können Sie wichtige Dokumente leichter vor unbefugtem Zugriff schützen, da der digitale Zugriff an Passwörter, IDs und IP-Adressen gebunden werden kann. Mit VPN-Systemen ist der Zugriff auf Dateien von unterwegs oder aus dem Heimbüro so sicher wie am Arbeitsplatz selbst.


Außerdem können Sie die Rechtsgültigkeit von Verträgen im DMS mit einer elektronischen Signatur sicherstellen

Digitale Archivierung

Archivierung im Kontext der Digitalisierung bedeutet langfristige und unveränderliche Speicherung. Je nach Größe Ihres Unternehmens kann dies mit einer ausgelagerten Service-Infrastruktur in der Cloud oder auf Ihren eigenen Servern geschehen. Einmal archiviert, können autorisierte Mitarbeitende von überall her auf die Informationen zugreifen.

Unveränderlichkeit

Aufzubewahrende Dokumente dürfen nicht digital verändert werden oder müssen im Falle von Änderungen (z. B. aufgrund von Fehlern oder Überarbeitungen) mit einem Protokoll versehen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Änderungen, Autoren und Daten deutlich nachvollziehbar bleiben. Eine Zertifizierung stellt sicher, dass das digitale Dokument und das Papierdokument identisch sind.

Mit einem umfassenden DMS müssen Sie sich um keinen dieser Aspekte mehr kümmern. Alle Schritte, um die digitalen Informationen rechtskonform zu machen und zu dokumentieren, werden vom System durchgeführt.

Schlussfolgerung – Bereiten Sie dem Datenchaos ein sicheres und effizientes Ende

Digitale Archivierung macht den Arbeitsalltag für Ihre Mitarbeiter wesentlich bequemer.

Mit schnellem und sicherem Zugriff von jedem beliebigen Ort aus und mit einer sicheren digitalen Signatur können Sie die Dynamik der Arbeit verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten.


Wir können Sie dabei unterstützen, die richtige digitale Archivierungslösung für Ihr Unternehmen zu finden und zu implementieren. 

Ricoh ist ein globaler Spezialist für die Digitalisierung des Arbeitsplatzes. Wir nutzen unsere globale Reichweite, Erfahrung und Beziehungen, um Unternehmen jeder Größe hochwertige Unterstützung zu bieten.

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