Warum eine professionelle Dokumentenmanagement-Lösung sinnvoll ist

Warum eine professionelle Dokumentenmanagement-Lösung sinnvoll ist

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Zu den essentiellen HR-Prozessen zählen: 
  • Bewerberinnen- und Bewerbermanagement
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Arbeitszeitmanagement
  • digitale Personalakten
  • Personalentwicklung
  • Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterportale
  • Onboarding
Aus unseren Erfahrungen ist ein guter Prozess zum Starten der Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie werden schnell feststellen, wie welche positiven Effekte sich durch die Automatisierung bereits in kurzer Zeit ergeben können.  
Eine Priorisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ebenfalls empfehlenswert. Hier werden Sie die positiven Auswirkungen der Automatisierung bereits Monat für Monat spüren. Mit einer maßgeschneiderten digitalen Lösung schaffen Sie, dass die Lohn- und Gehaltsrechnungen sicherer, effizienter und auf Fehler weniger anfällig sein werden. Ebenso können Gefährdungen und Betrügereien minimiert werden.
 
Die menschliche Komponente
Die sicherste, schnellste und funktionalste Software wird Ihrem Unternehmen keinen Vorteil bringen, wenn Ihr Personal noch nicht so weit ist. Achten Sie also darauf, dass Sie alle Kollegen und Kolleginnen auf der Digitalisierungsreise mitnehmen. Planen Sie Zeit für Schulungen ein oder bauen Sie gegebenenfalls Kompetenz im Team auf.
 
Je besser Ihr Team mit der Technik umgehen kann, desto mehr wird Ihr Unternehmen profitieren.
Die Flexibilität der Digitalisierung ausspielen

Effektives Dokumentenmanagement ist heutzutage wichtiger denn je.

Die Aufbewahrung physischer Dokumente kann Unternehmen bis zu 17 Euro pro Dokument kosten. Diese Kosten werden weiter steigen, da die Preise für Büroräume in unseren Städten zunehmen. Vor diesem Hintergrund ist effektives Dokumentenmanagement in der heutigen Geschäftswelt unerlässlich. Ohne sie setzen Sie Ihr Unternehmen möglicherweise einer ganzen Reihe von Problemen aus, die von hohen Kosten bis hin zu Sicherheitsrisiken reichen.
 
In diesem Artikel erfahren Sie, warum eine Dokumentenmanagement-Lösung in Ihrem Unternehmen eine entscheidende Rolle spielen kann. 
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Physische Dokumente sind unsicher und können die geschäftliche Effizienz untergraben

In diesem hochgradig digitalen Zeitalter mag es überraschen, dass viele Unternehmen bei ihren täglichen Geschäftsaktivitäten immer noch stark auf physische Unterlagen angewiesen sind. Jüngste Untersuchungen haben ergeben, dass bis zu 95 % der Geschäftsinformationen auf Papier festgehalten werden. Das bringt einige große Herausforderungen mit sich.
 
Wie können Sie all diese papierbasierten Dokumente sicher aufbewahren? Ist eine sichere Lagerung vor Ort möglich oder müssen teure Lagerflächen bei einer Fachfirma angemietet werden?
 
Ein weiteres Problem ist der Zugriff auf physische Dokumente sowie deren Abruf und Weitergabe. Das Abrufen von Dokumenten von sicheren Aufbewahrungsorten kostet Zeit und verursacht weitere Kosten. Außerdem besteht die Gefahr, dass bis zu 7,5 % aller Papierdokumente verloren gehen.
 
Der Verlust von Dokumenten hat erhebliche Auswirkungen. Neben der unnötige Zeit und Ressourcen bindenden Neuerstellung stellt sich auch die Frage der Sicherheit. Etwa 40 % der Datenschutzverletzungen sind papierbasiert. Diese Verstöße fallen im Allgemeinen in die folgenden Kategorien:
 
  • Verlust oder Diebstahl von Papierunterlagen (14 %)
  • Per Post oder Fax an den falschen Empfänger gesandte Papierunterlagen (19 %)
  • An unsicheren Standorten hinterlassene Daten (4 %)
  • Unsichere Papierentsorgung (3 %)
Zusammenarbeit, Telearbeit und mobiles Arbeiten werden durch physische Dokumente ebenfalls stark behindert. Wenn kein digitaler Datenaustausch möglich ist, untergräbt dies die Effektivität der Unternehmensabläufe und der Leistungserbringung. Die Folgen sind Einnahmeausfälle und eine schlechtere Unternehmensperformance.
An Effective Document Management Software is the key

Effektive Dokumentenmanagement-Software ist der Schlüssel

Glücklicherweise verharren nicht alle Unternehmen in einer physischen papierbasierten Welt. Viele erstellen inzwischen regelmäßig digitale Dokumente, die eine bessere Zusammenarbeit, gemeinsame Nutzung und geringere Speicherkosten ermöglichen. Doch obwohl diese Unternehmen den Wert der Digitalisierung erkannt haben, unterschätzen viele noch immer die Herausforderungen und Gefahren, die eine schlechte Dokumentenmanagement-Software mit sich bringt. Ein hoher Prozentsatz der Unternehmen verlässt sich auf interne Server oder Mainstream-Schattenspeicherdienste wie Google Drive oder Microsoft OneDrive. Oberflächlich betrachtet, scheinen diese Lösungen robust und effektiv zu sein. Aber wenn man etwas tiefer gräbt, entdeckt man schnell Probleme. Das Speichern von Dokumenten setzt voraus, dass die Benutzer stets an einem vom Unternehmen genehmigten Speicherort speichern, sei es auf einem lokalen Server oder auf einem „genehmigten“ Schattenspeicher des Unternehmens. Die Versuchung für Mitarbeitende, Dateien lokal auf Festplatten oder auf einem „nicht genehmigten“ Schattenspeicher zu speichern, macht sie jedoch für andere unzugänglich. In solchen Situationen kann die Mitarbeiterproduktivität um bis zu 21 % sinken, und das Auffinden von Dokumenten, die an einem nicht genehmigten Speicherort gespeichert oder unzureichend indiziert wurden, nimmt im Durchschnitt 18 Minuten Arbeitszeit in Anspruch. Untersuchungen haben ergeben, dass fast 4 von 5 Mitarbeitenden vorhandene Dokumente neu erstellen mussten, weil sie sie im Firmennetzwerk nicht finden konnten.

Eine weitere Herausforderung ist die Versionsverwaltung und die Möglichkeit, Dokumente auf Mobilgeräten zu bearbeiten.

Ohne eine professionelle Dokumentenmanagement-Software liegt die Versionskontrolle im Ermessen der einzelnen Benutzer. Dies kann unweigerlich dazu führen, dass Dokumente überschrieben werden und Daten verloren gehen, was wiederum die Produktivität und die Dienstleistungserbringung beeinträchtigt. Nicht weniger als 83 % der Mitarbeitenden haben mit Versionsproblemen zu kämpfen.
 
Eine effektive Zusammenarbeit erfordert, dass jeder Einzelne an der letzten Version eines Dokuments arbeitet. Speichert Ihre Dokumentensoftware jedoch nicht in Echtzeit, dann wird sehr wahrscheinlich eine ältere Version verwendet. Mit den Versionskontrolloptionen in einem Dokumentenmanagementsystem kann jeder sehen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat, und alle Änderungen werden sofort für alle Benutzer sichtbar.
 
81 % der Mitarbeitenden gaben an, dass sie mobilen Zugriff auf Unternehmensdokumente benötigen. Bei modernen Arbeitsmethoden ist das zu erwarten. Die Digitalisierung von Dokumenten kann dies zwar erleichtern, bietet aber nicht die Benutzervorteile einer professionellen Dokumentenmanagementlösung.
 
Damit Ihre Mitarbeitenden Dokumente auch unterwegs anzeigen, bearbeiten und unterschreiben können, benötigen sie die fortschrittlicheren Funktionen einer professionellen Dokumentenlösung. Derzeit können 74 % der Mitarbeitenden Dokumente mit einem mobilen Gerät nicht elektronisch unterzeichnen. Durch die Integration elektronischer Signaturen in Ihren Arbeitsablauf können Sie die Bearbeitungszeit von Dokumenten um bis zu 80 % verkürzen, da die Benutzer die Dokumente überprüfen und sofort unterschreiben können, wo und wann sie wollen.

Warum also sollte Ihr Unternehmen auf eine professionelle Dokumentenmanagement-Lösung umsteigen?

Die Investition in ein professionelles Dokumentenmanagementsystem bietet bei einem Betrachtungshorizont von fünf Jahren einen ROI von 404 % und schützt Ihr Unternehmen vor dem Risiko von Dokumentenverlust und Datendiebstahl. (IDC)

Warum also sollte Ihr Unternehmen auf eine professionelle Dokumentenmanagement-Lösung umsteigen?

Die Investition in ein professionelles Dokumentenmanagementsystem bietet bei einem Betrachtungshorizont von fünf Jahren einen ROI von 404 % und schützt Ihr Unternehmen vor dem Risiko von Dokumentenverlust und Datendiebstahl. (IDC)

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