Effektive Dokumentenmanagement-Software ist der Schlüssel

Glücklicherweise verharren nicht alle Unternehmen in einer physischen papierbasierten Welt. Viele erstellen inzwischen regelmäßig digitale Dokumente, die eine bessere Zusammenarbeit, gemeinsame Nutzung und geringere Speicherkosten ermöglichen. Doch obwohl diese Unternehmen den Wert der Digitalisierung erkannt haben, unterschätzen viele noch immer die Herausforderungen und Gefahren, die eine schlechte Dokumentenmanagement-Software mit sich bringt. Ein hoher Prozentsatz der Unternehmen verlässt sich auf interne Server oder Mainstream-Schattenspeicherdienste wie Google Drive oder Microsoft OneDrive. Oberflächlich betrachtet, scheinen diese Lösungen robust und effektiv zu sein. Aber wenn man etwas tiefer gräbt, entdeckt man schnell Probleme. Das Speichern von Dokumenten setzt voraus, dass die Benutzer stets an einem vom Unternehmen genehmigten Speicherort speichern, sei es auf einem lokalen Server oder auf einem „genehmigten“ Schattenspeicher des Unternehmens. Die Versuchung für Mitarbeitende, Dateien lokal auf Festplatten oder auf einem „nicht genehmigten“ Schattenspeicher zu speichern, macht sie jedoch für andere unzugänglich. In solchen Situationen kann die Mitarbeiterproduktivität um bis zu 21 % sinken, und das Auffinden von Dokumenten, die an einem nicht genehmigten Speicherort gespeichert oder unzureichend indiziert wurden, nimmt im Durchschnitt 18 Minuten Arbeitszeit in Anspruch. Untersuchungen haben ergeben, dass fast 4 von 5 Mitarbeitenden vorhandene Dokumente neu erstellen mussten, weil sie sie im Firmennetzwerk nicht finden konnten.