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Fuhrparkunterlagen / Fleet Records

Indem Informationen gut strukturiert und koordiniert abgelegt werden, können Unternehmen bei der Einhaltung der zahlreichen gesetzlichen Bestimmungen bezüglich Fuhrparks und Fahrzeugnutzer unterstützt werden. Unsere Lösung ist ein sicheres und leicht zu verwaltendes elektronisches Archiv für die einfachere Kontrolle Ihrer Fuhrparkunterlagen.


Erfassen und bearbeiten Sie Ihre Fahrzeugunterlagen mit dieser einfach zu implementierenden Lösung und greifen Sie jederzeit in Echtzeit auf die aktuellsten Daten zu. Die indizierten Dateien lassen sich rückverfolgen und sicher archivieren. Nach der Digitalisierung und Indizierung sind Ihre Dokumente leichter aufzufinden, so dass die zeitaufwendige Suche in Papierdokumenten reduziert wird. Zudem werden Abläufe optimiert und die fehlerhafte Ablage von Dokumenten wird verhindert. Dank der digitalen Ablage sparen Sie Kosten für die herkömmliche Ablage und für Papier, was sich positiv auf Ihre Nachhaltigkeitspolitik auswirkt.


Wichtige Funktionen & Vorteile

Mit dieser Lösung können Sie zeitaufwendige manuelle Tätigkeiten minimieren und Sie haben wichtige Dokumente sofort bei Bedarf zur Hand. Dieser Service unterstützt Sie in folgenden Bereichen:


Vereinfachte Einhaltung von Konformitätsvorgaben

  • Digitalisierte Dokumente und ein zentraler Speicher ermöglichen bessere Suchfunktionen und einen einfacheren Abruf von relevanten Fahrzeugdokumenten.
  • Die exakte Indizierung sowie Audit-Trails und Versionsmanagement unterstützen Sie bei der Einhaltung von geltenden Vorschriften.
  • Alle relevanten Fahrzeug- und Fahrerdokumente, einschließlich Versicherungsnachweise, Sicherheitsprüfungen und Zulassungen, lassen sich abgleichen und auf kritische Aktualisierungen überwachen. All das trägt zur Gewährleistung einer sicheren und produktiven Fahrzeugflotte bei.

Senkung der Betriebskosten

  • Die Verwaltungskosten werden gesenkt, während Kosten für herkömmliche Ablagesysteme ganz wegfallen.
  • Der einfache Zugriff auf einen exakt indizierten, zentral verwalteten elektronischen Speicher macht den manuellen Abgleich und die Bearbeitung von Fahrzeugunterlagen überflüssig.
  • Weitere Kostensenkungen sind möglich, indem Dokumente auf elektronischem Weg gesendet werden.

Beschleunigung von Prozessen

  • Das zentrale elektronische Dokumentenmanagement beschleunigt Verwaltungsvorgänge wie Schadensmeldungen an die Versicherung.
  • Durch den Echtzeit-Zugriff auf Dokumente muss weniger Zeit mit der manuellen Suche nach kritischen Dokumenten aufgebracht werden.

Services

  • Kundenservice Ricoh

    Kundenservice

    Lösung zur Unterstützung von Kundendienst-Teams durch umgehenden Zugriff auf aktuelle Informationen

  • Personaldaten

    Personaldaten / Human Resource Records

    Sichere und schnelle Verwaltung von Personaldaten beschleunigt Ihre Prozesse und steigert die Mitarbeiterproduktivität.

  • Ricoh Expense Manager

    Ricoh Expense Manager

    Ricoh Expense Manager is a cloud-based platform that automates the expense management process, from receipt capture through to approval and reporting.

  • Geräteverwaltung

    Geräteverwaltung / Device Management

    Schneller und effizienter Support für alle Geräte und mehr Zeit für wichtige Aufgaben