Dokumentenverwaltung / Document Governance

Egal, ob Sie ein kleines lokal tätiges Unternehmen oder ein expandierender multinationaler Konzern sind: Die Art und Weise, wie Sie Ihre Dokumente verwalten, hat direkten Einfluss auf die Effizienz Ihrer Geschäftstätigkeit. Mit dem Document Governance Service von Ricoh übernehmen Sie die Kontrolle über die Verwaltung und Überwachung Ihrer Dokumentenumgebung. Wir bieten eine integrierte, skalierbare Suite an Anwendungen und Tools zur Vereinfachung Ihres Dokumentenmanagements.

Mit unserer Lösung konnten Kunden ihre Ziele in Bezug auf Sicherheit, Nachhaltigkeit und Konformität einhalten und direkte Betriebskosteneinsparungen von bis zu 40 % erzielen. Verbessern Sie mit unserem Document Governance Service Ihre Dokumentenprozesse in den folgenden Punkten:

Überwachung der Geräteauslastung
Verwaltung von Benutzerzugriffen und Druckaktivitäten mithilfe von Authentifizierungs- und Kontingenteinstellungen
Verbesserung der Dokumentensicherheit dank zuverlässiger Benutzerauthentifizierung
Einhaltung gesetzlicher Konformitätsanforderungen durch detailliertes Reporting
Mehr Effizienz durch die Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Formate zur schnellen elektronischen Verteilung
Steigerung der Unternehmensproduktivität dank persönlicher Dokumenten-Workflows

Über eine intuitive Benutzeroberfläche können Sie Ihre Prozesse sowie alle Geräte in Ihrem Netzwerk verwalten.

Wichtige Funktionen & Vorteile

Der Document Governance Service von Ricoh ist skalierbar und lässt sich an Ihre Umgebung anpassen. Wir unterstützen Sie bei jedem Schritt mit umfassendem Support sowie bei der Überwachung und Aktualisierung Ihrer Prozesse, wobei wir die sich wandelnden Anforderungen Ihres Unternehmens berücksichtigen. Unsere integrierte Managementsuite unterstützt Sie in folgenden Bereichen:

Senkung der Betriebskosten

Maximieren Sie Ihre Beschaffungseffizienz mithilfe einer umfassenden Anwendungssuite von einem einzigen Anbieter.
Erstellen Sie Vorgaben, um die maximale Geräteauslastung durchzusetzen, und gewährleisten Sie die kosteneffektivsten Einstellungen.
Senken Sie Ihre Betriebskosten und sparen Sie Zeit, indem Sie für IT-Administratoren die Verwaltung, Überwachung und Kontrolle vereinfachen.
Erhöhen Sie mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche die Effizienz Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Verbessern Sie Ihre Abläufe.
Erleichtern Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das digitale Scannen und Verteilen von Dokumenten, und verbessern Sie damit den Zugriff auf Dokumente und den Workflow im gesamten Unternehmen.
Sorgen Sie durch schnelle Bereitstellung von Informationen für mehr Genauigkeit sowie eine bessere Zusammenarbeit und eine höhere Mitarbeiterproduktivität.

Schutz wichtiger Dokumente

Verhindern Sie die unberechtigte Anzeige vertraulicher Dokumente mithilfe der Dokumentenfreigabefunktion, die nur die Ausgabe an Besitzer von Dokumenten gestattet.
Binden Sie ungeschützte Papierdokumente in sichere digitale Workflows ein.

Vereinfachung komplexer Konformitätsvorgaben

Erfüllen Sie die Anforderung nach gut dokumentierten und einheitlichen Prozessen.
Nutzen Sie die exakte und umfassende Rückverfolgung zum Nachweis der Konformität.
Nutzen Sie das nach Benutzern angelegte Zugriffsprotokoll für Audit-Zwecke.

Services

Auftragsverwaltung / Contract Management

Mit dieser Lösung haben Sie die Kontrolle über Ihre Auftragsverwaltung.
Sicherheitslösungen / Security Solutions

Beratung sowie Hardware- und Softwarelösungen für die Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens
Logistik

Kostensenkung und Cashflow-Verbesserung mit einem zentralen Logistik-Management
Personaldaten / Human Resource Records

Sichere und schnelle Verwaltung von Personaldaten beschleunigt Ihre Prozesse und steigert die Mitarbeiterproduktivität.
Fuhrparkunterlagen / Fleet Records

Sicheres und leicht zu verwaltendes elektronisches Archiv zur vereinfachten Kontrolle Ihrer Fuhrparkunterlagen
Ricoh Expense Manager

Ricoh Expense Manager is a cloud-based platform that automates the expense management process, from receipt capture through to approval and reporting.
Debitorenbuchhaltung

Verbessern Sie Ihren Kundenservice mithilfe einer schnellen, zentralisierten Rechnungsablage.
Accounts Payable

Einfach zu implementierende Lösung zur Automatisierung der Erfassung, Genehmigung, Zahlung und Archivierung von Rechnungen.